Résumé Ce guide présente les évolutions significatives de Microsoft Office Word 2007 dans le contexte de l’accessibilité








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44.Utiliser les tableaux à bon escient

44.1Conseils


D’une façon générale, il convient de ne JAMAIS utiliser les tableaux pour effectuer une mise en forme du texte, ou pour le répartir en plusieurs colonnes.

De façon à mettre en colonne le texte, il convient au contraire d’utiliser la fonction Colonnes sous l'onglet Mise en page, dans le groupe Mise en page (Cf. section § 232.1.1 « Répartir le texte sur plusieurs colonnes »).

Par définition, un tableau de données est une structure à plusieurs dimensions, difficile à appréhender pour un lecteur travaillant sur un terminal braille ou avec une synthèse vocale.

Il convient donc de s’interroger sur la pertinence d’un tableau dans le contexte quant à l’information à véhiculer. S’agit-il de données formatées ? A deux dimensions ? Le volume de données est-il compatible avec ce type de structure pour retranscrire correctement l’information ?

Si en définitive, un tableau de données s’avère la meilleure approche pour restituer l’information, il est nécessaire de respecter quelques règles simples, pour que le tableau soit accessible ou tout simplement compréhensible :

Utiliser la fonction Insérer un tableau… du bloc Tableau de l’onglet Insertion et NON PAS la fonction Dessiner un tableau de ce même bloc ;

Créer un tableau uniforme de façon à offrir une capacité à identifier chaque cellule et sa signification dans le contexte ;

Donner un titre aux lignes et aux colonnes ;

Éviter d'imbriquer des tableaux les uns dans les autres et, à un degré moindre, de fusionner des cellules ;

Éviter de couper les lignes ;

Ne pas inclure de cellules vides. Si une donnée manque, la remplacer par une mention explicite ;

Ne pas utiliser des lignes blanches, ou des espaces pour aérer le tableau, mais créer l'espace requis, grâce aux fonctions de formatage ;

Ne pas inclure d’illustrations au sein d’un tableau ;

Si cela est possible, organiser les données en plusieurs tableaux simples, plutôt qu'un seul tableau complexe47 (même le lecteur voyant vous en sera reconnaissant !) ;

Fournir une description générale ou d'ensemble du tableau sous forme d’une légende.

L’observation de ces quelques règles simples procure les avantages suivants :

  1. Des structures de données plus claires pour tous les utilisateurs ;

  1. Une meilleure identification du contenu d'un tableau et de facto, une meilleure exploitation par une aide technique ;

  2. Et enfin, vis-à-vis de la présence d’une légende, une meilleure gestion des tableaux aussi bien en termes de navigation vers un tableau donné donnée via l’insertion d’un renvoi que de constitution d’une table des illustrations (tableaux). Nous développons ces éléments au chapitre § 78 « Créer des aides à la navigation ».

44.2Procédures

44.2.1Créer un tableau uniforme


Microsoft Office Word 2007 propose un certain nombre de tableaux pré-formatés (fonction Tableaux rapides). Il est également possible de sélectionner le nombre de lignes et de colonnes souhaité. Il est possible d'insérer un tableau dans un document ou dans un autre tableau pour créer un tableau plus complexe

Comme mentionné ci-avant, il convient d’utiliser utiliser la fonction Insérer un tableau… du bloc Tableau de l’onglet Insertion et NON PAS la fonction Dessiner un tableau de ce même bloc.

Pour insérer un tableau, procéder de la façon suivante :

  1. Cliquer à l'emplacement où insérer un tableau.

45.Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Tableaux, cliquer sur Tableau.

46.Sélectionner avec la souris le nombre de lignes et de colonnes souhaité ou cliquer sur Insérer un tableau…

Dans le premier cas, le tableau correspondant s’affiche au fur et à mesure de la sélection. Une fois le bouton gauche de la souris relâché, le tableau est inséré.

Dans le second cas, la boîte de dialogue Insérer un tableau s’ouvre.

  1. Préciser le nombre de colonnes souhaité dans le champ éponyme ainsi que le nombre de lignes souhaité dans le champ éponyme.

  2. Cliquer sur OK pour valider.

boîte de dialogue insérer un tableau

Figure . Insertion d'un tableau

Avec le clavier, procéder de la façon suivante :

  1. Placer le curseur à l'emplacement où insérer un tableau.

47.Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès.

48.Appuyer sur S puis sur B.

49.Utiliser les FLÈCHES de direction pour sélectionner le nombre de lignes et de colonnes souhaité ou appuyer sur I pour Insérer un tableau…

Dans le premier cas, le tableau correspond s’affiche au fur et à mesure de la sélection. Appuyer sur ENTRÉE pour insérer le tableau.

Dans le second cas, la boîte de dialogue Insérer un tableau s’ouvre.

  1. Préciser le nombre de colonnes souhaité puis appuyer sur TAB et préciser le nombre de lignes souhaité.

  2. Appuyer sur ENTRÉE pour valider.

49.1.1Donner un titre aux lignes et aux colonnes d'un tableau


Bien qu'il ne soit pas possible sous Word de créer spécifiquement des en-têtes de lignes ou de colonnes comme on le ferait en HTML, il est possible de préciser la ou les lignes d’en-tête par le biais de l’option Répéter les lignes d'en-tête.

Ceci amène les bénéfices suivants :

Pour un tableau très long, le titre ainsi défini se répète sur chaque page. Word répète automatiquement les titres d’un tableau sur chaque nouvelle page consécutive à un saut de page automatique. Il ne répète par contre pas les titres si un saut de page manuel est inséré dans le tableau. Il convient donc de ne pas forcer un saut de page au niveau d'une ligne de tableau spécifique (CTRL + ENTRÉE) ;

Des balises sont alors ajoutées permettant une meilleure restitution par les lecteurs d'écran.

Pour cela, procéder de la façon suivante :

  1. Sélectionner la ou les lignes de titres. La sélection doit inclure la première ligne du tableau.

50.Sous Outils de tableau, sous l'onglet Disposition, dans le groupe Données, cliquer sur Répéter les lignes d'en-tête.

Avec le clavier, procéder de la façon suivante :

  1. Placer le curseur dans le tableau considéré.

51.Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès.

52.Appuyer sur J et D pour Disposition Outils de tableau puis sur P pour Répéter les lignes d'en-tête.

52.1.1Empêcher la coupure des lignes dans un tableau


Par défaut, si un saut de page se produit à l'intérieur d'une longue ligne, Word autorise la division de la ligne entre les deux pages.

Pour empêcher une ligne de tableau de passer sur une autre page, procéder de la façon suivante :

  1. Cliquer dans le tableau considéré.

53.Sous Outils de tableau, cliquer sur l'onglet Disposition.

54.Dans le groupe Tableau, cliquer sur Propriétés, puis sur l'onglet Ligne.

55.Désactiver la case à cocher Autoriser le fractionnement des lignes sur plusieurs pages.

Avec le clavier, procéder de la façon suivante :

  1. Placer le curseur dans le tableau considéré.

56.Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès.

57.Appuyer sur J et D pour Disposition Outils de tableau puis sur O. La boîte de dialogue Propriétés du tableau s’ouvre.

58.Appuyer sur ALT + L pour sélectionner l’onglet Ligne.

59.Appuyer sur ALT + U pour désactiver la case à cocher Autoriser le fractionnement des lignes sur plusieurs pages.

60.Appuyer sur ENTRÉE pour valider.

60.1.1Utiliser les fonctions de formatage proposées


La définition des marges d'une cellule permet de créer un espace autour d'une cellule sans être obligé d'insérer des lignes vides, ou des espaces.

Pour configurer les marges d'une cellule, procéder de la façon suivante :

  1. Sélectionner la cellule.

61.Sous Outils de tableau, cliquer sur l'onglet Disposition.

62.Dans le groupe Tableau, cliquer sur Propriétés, puis sur l'onglet Cellule.

63.Cliquer sur le bouton Options… Dans les options de cette boîte de dialogue, toutes les marges des cellules ou d'une cellule préalablement sélectionnées peuvent être définies.

64.Après avoir saisi les paramètres des différentes marges des cellules, cliquer sur le bouton OK pour valider.

65.Cliquer de nouveau le bouton OK pour sortir de la boîte de dialogue des propriétés.

Avec le clavier, procéder de la façon suivante :

  1. Placer le curseur dans le tableau considéré.

66.Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaitre les touches d’accès.

67.Appuyer sur J et D pour Disposition Outils de tableau puis sur O. La boîte de dialogue Propriétés du tableau s’ouvre.

68.Appuyer sur ALT + E pour sélectionner l’onglet Cellule.

69.Appuyer sur ALT + O pour accéder aux options.

70.Après avoir saisi les paramètres des différentes marges des cellules, appuyer sur ENTRÉE pour valider.

71.Appuyer à nouveau sur ENTRÉE pour sortir de la boîte de dialogue des propriétés.

71.1.1Insérer une légende de tableau


Pour insérer une légende qui accompagne en général l'élément textuel au plus juste la fonction de l’illustration dans le contexte où elle se trouve, procéder de la façon suivante :

  1. Cliquer dans le tableau considéré.

72.Sous l'onglet Références, dans le groupe Légendes, cliquer sur Insérer une légende.

73.Dans la boîte de dialogue Légende, préciser le texte de la légende sous Légende. Vérifier également que :

  1. L’étiquette est de type Tableau comme illustré.

  2. La position est Au-dessus de la sélection comme illustré. Ceci est nécessaire pour que la légende de tableau soit correctement retranscrite lorsque le document est publié au format DAISY XML (Cf. section § « Le document Coupon d'invitation Séminaire Word 2007.docx réalisé pour le séminaire gratuit proposé par l’Association BrailleNet et Microsoft France en complément de ce guide est utilisé comme exemple. Ce document situé dans le dossier 10. Publier le document Word dans d'autres formats à la racine du répertoire d’extraction cible du fichier archive ExemplesGuideAccessibiliteWord2007.zip. »).

image de la boîte de dialogue

Figure . Définition d'une légende pour un tableau

74.Cliquer sur OK pour insérer la légende.

Pour insérer une légende avec le clavier, procéder de la façon suivante:

  1. Placer le curseur dans le tableau considéré.

  2. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès.

75.Appuyer sur É pour sélectionner l’onglet Références, puis R pour ouvrir la boîte de dialogue Légende.

76.Préciser le texte de la légende.

77.Appuyer sur ENTRÉE pour valider.
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