Résumé Ce guide présente les évolutions significatives de Microsoft Office Word 2007 (Service Pack 2 (SP2)) dans le contexte de l’accessibilité








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Créer des documents accessibles avec Microsoft Office Word 2007

Version 1.3

Publication : mars 2010

Auteur : Sylvie Duchateau (Association BrailleNet), Philippe Beraud (Microsoft France)

Contributeurs : Dominique Burger (INSERM, Association BrailleNet), Jérôme Adam (Easylife conseil)

Copyright

© 2010 Microsoft Corporation. Tous droits réservés.

Résumé

Ce guide présente les évolutions significatives de Microsoft Office Word 2007 (Service Pack 2 (SP2)) dans le contexte de l’accessibilité.

Sur cette base, il démontre qu'en suivant un certain nombre de règles il est possible de créer un document accessible et utilisable par tous, notamment par des personnes ayant une incapacité physique ou sensorielle (mobilité restreinte ou cécité, par exemple).

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Sommaire

1.Introduction 4

1.1Objectifs de ce guide 4

1.2Audience de ce guide 6

1.3Principaux logiciels illustrés dans ce guide 6

1.4À propos de ce guide 8

1.5Organisation du guide 8

2.Quelques évolutions significatives de Microsoft Office Word 2007 11

2.1Nouvelle interface utilisateur 11

3.Les onglets sont conçus de manière à être axés sur les tâches et à accélérer la recherche des commandes dans ce cadre. Pour cela, ils ont trait à un type d'activité (comme l'écriture ou la mise en forme d'une page). De façon à éviter l'encombrement, certains onglets ne s'affichent que lorsqu'ils sont nécessaires. Par exemple, l'onglet Outils Image apparaît uniquement lorsqu'une image est sélectionnée ; 11

4.Les groupes (logiques) de chaque onglet divisent une tâche en plusieurs sous-tâches et organisent ainsi les commandes ; 11

5.Les boutons de commande de chaque groupe comportent une commande ou affichent un menu de commandes. 12

5.1Nouveau format de fichier ouvert et standard 13

5.2Support amélioré des aides techniques 15

6.Bien structurer un document 19

6.1Conseils 19

1.La navigation dans le document est alors possible pour une personne utilisant le braille ou la synthèse vocale ; 19

7.La gestion du style graphique du document sera beaucoup plus facile, ainsi que sa modification/évolution ultérieure comme abordé dans le chapitre § 197 Utiliser une présentation appropriée ; 19

8.Cette structure pourra être conservée lorsque le document Word sera converti dans d'autres formats que celui de Word comme abordé dans le chapitre § 238 Publier le document Word dans d’autres formats ; 19

8.2Procédures 20

1.Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès. 20

9.Appuyer sur L pour sélectionner l’onglet Accueil puis sur les touches P et G pour ouvrir la boîte de dialogue Paragraphes. 20

10.Préciser les caractéristiques du paragraphe. 20

11.Valider en appuyant sur ENTRÉE. 20

1.Appuyer sur CTRL + MAJ + S pour ouvrir le volet Office Appliquer les styles. 21

12.Sous Nom de style, taper le nom du style voulu. La liste affiche uniquement les styles utilisés dans le document, mais il est possible de taper le nom de tout autre style défini pour ce document. 21

1.Il ne faut jamais utiliser les styles de titres à des fins de mise en forme uniquement ; 21

13.La structure logique du document doit primer et être hiérarchique : un titre de niveau 2 doit être précédé d'un titre de niveau 1, un titre de niveau 3 d'un titre de niveau 2, et ainsi de suite. Il est impératif de ne pas passer d’un titre de niveau 2 à un titre niveau 4 sous prétexte que le style du titre de niveau 4 vous parait plus approprié à cet endroit. 21

1.Taper * (astérisque) pour commencer une liste à puces ou 1. pour commencer une liste numérotée, puis appuyer sur ESPACE ou TAB. 22

14.Taper le texte voulu. 22

15.Appuyer sur la touche ENTRÉE pour ajouter l'élément suivant à la liste. Word insère automatiquement le numéro ou la puce qui suit. 22

16.Pour terminer la liste, appuyer deux fois sur ENTRÉE, ou appuyer sur RETOUR ARRIÈRE pour supprimer la dernière puce ou le dernier numéro de la liste. 22

1.Placer le curseur sur une note de bas de page ou sur une référence de note de fin. 23

17.Appuyer sur ALT + MAJ + E. JAWS pour Windows lit alors la référence de note de bas de page ou la note de fin. 23

17.1Évaluation 23

1.Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès. 23

18.Appuyer sur N pour sélectionner l’onglet Affichage puis sur P et L pour le passage en mode Plan. 23

1.Cliquer sur le bouton Microsoft Office, cliquer sur le bouton Options Word . La boîte de dialogue Options Word. 24

19.Sélectionner Affichage dans la liste des types d’options. 24

20.Dans le panneau Modifier l’affichage du contenu du document à l’écran et lors de l’impression, cocher la case Marques de paragraphes dans la rubrique Toujours afficher ces marques de mise en forme à l’écran. 24

21.Cliquer sur le bouton OK. 24

1.Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès. 24

22.Appuyer sur F pour cliquer le bouton Microsoft Office puis sur la touche I pour cliquer le bouton Options Word. La boîte de dialogue Options Word s’ouvre. 24

23.Se déplacer avec la touche FLÈCHE BAS sur l’option Affichage. 24

24.Appuyer sur la séquence de touches ALT + M pour cocher la case Marques de paragraphes. 24

25.Appuyer sur ENTRÉE pour valider. 24

25.2Exemples 25

1.L’illustration 1 montre que ce document n’a pas de structure logique cohérente et que la table des matières est construite à la main. Par ailleurs, les espacements entre les paragraphes sont créés artificiellement par des sauts de paragraphes. Vous pouvez le vérifier en affichant les marques de paragraphe via les options de Word. 25

2.L’illustration 2 montre quant à elle, l’utilisation de listes à puce avec des sous-titres sur deux niveaux. On peut remarquer une mauvaise utilisation des styles Titre, une numérotation peu claire, etc. 25

1.L’illustration 1 présente une pseudo liste numérotée. Si vous disposez d’un logiciel de lecture d’écran, vous pouvez vous rendre compte du rendu. Sur la base des procédures précédentes, vous pouvez vous essayer à corriger cette partie. 26

3.L’illustration 2 propose une première liste à puces correctement déclarée. Par contre, les suivantes sont déclarées comme listes numérotées alors qu’elles s’appuient (visuellement) sur des puces ou n’ont au contraire aucune puce ou numéro. Là encore, n’hésitez pas à corriger cette partie. 26

26.Donner une alternative aux éléments non textuels 27

26.1Conseils 27

1.Le contenu des éléments non textuels devient accessible pour celles ou ceux qui n’ont pas accès à l’écran ; 27

27.Les alternatives textuelles ainsi que les légendes sont conservées lors de la conversion dans d’autres formats. Ainsi, une alternative textuelle se retrouvera dans l’attribut ALT de l’illustration lorsque le document sera publié en HTML (Cf. section § 238.1 Publier au format HTML) ; 27

28.Cette pratique permet à la clé une meilleure gestion : 27

a.Des illustrations en offrant non seulement une possibilité de navigation vers une illustration donnée via l’insertion d’un renvoi mais également la capacité de constituer une table des illustrations, 27

b.Des formules mathématiques avec une possibilité de navigation vers une équation donnée via l’insertion d’un renvoi. 27

28.1Procédures 27

1.Sélectionner l’onglet Insertion et cliquer sur l’icône SmartArt dans le bloc Illustrations. La boîte de dialogue Choisir un graphique SmartArt s’ouvre. 28

29.Sélectionner la disposition souhaitée dans le volet Office Disposition et cliquer sur OK pour insérer la disposition sélectionnée. 28

30.Préciser le texte en procédant de la façon suivante : 28

1.Cliquer sur le graphique SmartArt considéré. 28

31.Sous l'onglet Création, cliquer sur le style rapide désiré dans le groupe Styles SmartArt. 28

32.Pour afficher d'autres styles SmartArt, cliquer sur le bouton Autres. 28

1.Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès. 29

2.Appuyer sur S pour sélectionner l’onglet Insertion, puis M pour ouvrir la boîte de dialogue Choisir un graphique SmartArt. 29

3.Appuyer sur la FLÈCHE HAUT ou FLÈCHE BAS pour sélectionner le type de graphique souhaité. 29

4.Appuyer sur TAB pour accéder au volet Office Disposition. 29

5.Appuyer sur les touches de direction pour sélectionner la disposition souhaitée. 29

6.Appuyer sur ENTRÉE pour insérer la disposition sélectionnée. 29

1.Sélectionner l'illustration qui doit être commentée, 29

2.Effectuer un clic droit sur cette illustration, 29

3.Choisir la fonction Taille… ou Format de la forme automatique… selon le type de l’illustration, la boîte de dialogue correspondante s’ouvre. 29

4.Sélectionner l'onglet Texte de remplacement, 29

33.Dans le champ de saisie Texte de remplacement, taper le contenu du texte de remplacement. 30

Il convient de noter que, si le document est publié au format HTML (Cf. section § 238.1 Publier au format HTML), ce champ se retrouvera dans le contenu de l’attribut alt. 30

34.Cliquer sur le bouton Fermer. 30

1.Sélectionner l'illustration à laquelle une légende doit être associée. 30

35.Sous l'onglet Références, dans le groupe Légendes, cliquer sur Insérer une légende. 30

36.Dans la boîte de dialogue Légende, préciser le texte de la légende sous Légende. Vérifier également que : 30

37.Cliquer sur OK pour insérer la légende. 30

1.Cliquer sur l’image ou le graphique (Smart Art). 30

38.Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès. 30

39.Appuyer sur É pour sélectionner l’onglet Références, puis R pour ouvrir la boîte de dialogue Légende. 30

40.Préciser le texte de la légende. 30

41.Appuyer sur ENTRÉE pour valider. 30

1.Cliquer à l’endroit où la formule mathématique doit être écrite. 30

2.Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Symboles, cliquer sur la flèche en regard de Équation, puis sur Insérer une nouvelle équation. 30

7.Taper une équation dans l’objet nouvellement créé. 31

8.Insérer une légende en respectant les mêmes étapes que celles décrites à la section précédente à la seule différence près que l’étiquette est de type Equation. 31

1.Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès. 31

42.Appuyer sur S pour sélectionner l’onglet Insertion, puis É pour sélectionner Équations et enfin I pour Insérer une nouvelle équation. 31

43.Taper une équation dans l’objet nouvellement créé. 31

1.Cliquer à l’endroit où la formule mathématique doit être insérée. 31

2.Dans le groupe Symboles de l'onglet Insertion, cliquer sur la flèche située en regard de Équation, puis sur l'équation souhaitée dans la galerie des équations. 31

43.1Évaluation 31

1.Vérification via l’onglet Texte de remplacement. Depuis Microsoft Office Word 2007, procéder de la façon suivante : 31

a.Repérer dans le document tous les éléments non textuels, 31

b.Effectuer un clic droit sur l'élément pour activer la fonction Taille… ou Format de la forme automatique… selon le type de l’illustration, 31

c.Sélectionner l'onglet Texte de remplacement, 31

d.Vérifier si le texte de remplacement est présent et restitue bien l'information fournie par cet élément. Si ce n'est pas le cas, vérifier si la légende de l'élément non textuel peut suffire. 31

2.Conversion au format HTML et vérification de la présence de l’attribut ALT (Cf. section § 238.1 Publier au format HTML) ; 31

3.Vérification avec un logiciel de lecture d’écran du texte prononcé ou affiché en braille, pour chaque élément non textuel. 31

43.2Exemples 32

1.L’illustration 1 contient une première image intégrée dans un tableau à deux lignes où la seconde ligne est une pseudo légende qui ne pourra pas être utilisée pour construire une table des illustrations par exemple. Le tableau n’est présent ici qu’à des fins de présentation. 32

2.L’illustration 2, qui correspond à la seconde page de ce document, montre, quant à elle, l’utilisation d’un objet graphique intégré dans la page. Aucune alternative textuelle n’est disponible. Dans ce contexte, un logiciel de lecture d’écran signale simplement « champ embed ». Cet objet dispose par contre d’une légende. 32

44.Utiliser les tableaux à bon escient 33

44.1Conseils 33

1.Des structures de données plus claires pour tous les utilisateurs ; 33

3.Une meilleure identification du contenu d'un tableau et de facto, une meilleure exploitation par une aide technique ; 33

4.Et enfin, vis-à-vis de la présence d’une légende, une meilleure gestion des tableaux aussi bien en termes de navigation vers un tableau donné donnée via l’insertion d’un renvoi que de constitution d’une table des illustrations (tableaux). Nous développons ces éléments au chapitre § 78 Créer des aides à la navigation. 33

44.2Procédures 34

1.Cliquer à l'emplacement où insérer un tableau. 34

45.Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Tableaux, cliquer sur Tableau. 34

46.Sélectionner avec la souris le nombre de lignes et de colonnes souhaité ou cliquer sur Insérer un tableau… 34

1.Placer le curseur à l'emplacement où insérer un tableau. 34

47.Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès. 34
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