Chapitre 1 Comment renseigner le dossier de candidature ?








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titreChapitre 1 Comment renseigner le dossier de candidature ?
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5.4Sortie du Patient



Personnes ressources : Responsable du BE / Responsable des secrétariats médicaux (Cadre spécifique, DAF, DRH ou autre selon établissement)


Il existe une procédure partagée (services de soins / points d'accueil) formalisant la sortie du patient




Les points d'accueil et de sortie du patient sont placés sur le parcours physique de sortie du patient (hospitalisation, consultation, urgences)




Les données d'identification du patient sont vérifiées systématiquement avant la sortie du patient




Les sorties patients se font dans les plages horaires d'ouverture du Point d'Accueil




La politique de gestion des lits de l'établissement est prise en compte dans la gestion des plannings des points d'accueil




Une procédure instaurant une vérification systématique lors de la sortie du patient d'éléments éventuels à facturer (téléphone, TV) est formalisée




Cette procédure est connue et appliquée




Les services de soins incitent le patient à repasser systématiquement au Point d'Accueil




L’ensemble des procédures relatives à la sortie du patient est répertorié dans un référentiel






Commentaires complémentaires :

5.5Facturation

5.5.1Exhaustivité du codage



Personnes ressources : DAF / Responsable du BE / DSI


Une communication générale a été effectuée à tous les agents sur la nécessité de faire payer l'activité de soins




Un référentiel de contrôles d'exhaustivité des données existe




Une action de communication a été effectuée pour les patients sur le paiement des actes et du séjour





5.5.2Qualité de facturation



Personnes ressources : DAF / DIM / DSI


Une politique de contrôle de l'avancement des dossiers (complet ou non) est définie




Une procédure de gestion des dossiers incomplets avec système d’alerte est écrite et mise en œuvre




Un système d'alerte automatique vous permet de suivre l'état d'avancement des dossiers (par exemple : délai d'alerte pour la fourniture des données)




Des contrôles de cohérence sur les données de séjour du patient entre les informations de venue et la nature de sa prise en charge sont réalisés régulièrement




Un référentiel des contrôles de qualité des données est formalisé




Les contrôles de cohérence sont automatisés (ou en cours d'automatisation)




Les motifs d'erreurs sont analysés et le cas échéant communiqués aux acteurs concernés




Le personnel médical et administratif aux urgences est régulièrement sensibilisé à l’importance du recueil des données administratives




Chaque évolution de réglementation fait l'objet d'une information orale et écrite sur ses impacts directs sur les règles de facturation




Il existe une consigne pour récupérer les droits AMO dans un délai défini




Un référentiel unique des professionnels de santé (au minimum les praticiens) de votre établissement (type annuaire), partagé entre les applicatifs existe





5.5.3Télétransmission



Personnes ressources : DAF / Responsable du BE / DSI


La télétransmission des factures AMO a été mise en place




Le taux de rejet (NOEMIE 908) est suivi




Des modalités de fonctionnement ont été définies avec votre caisse pivot, elles comportent notamment :

  • un objectif de taux de rejet

  • un objectif de dématérialisation




Vous êtes en mesure de récupérer les retours NOEMIE 578 et 908




Un travail d'analyse des retours est réalisé périodiquement avec votre caisse pivot (analyse des principaux rejets NOEMIE 908)




Les motifs de rejets de facturation sont examinés périodiquement et dans un délai contractualisé avec votre caisse pivot




Un référentiel interne (papier ou informatisé) permettant d'analyser les principaux rejets de facturation existe




Les informations fournies par l'AMO pour optimiser la qualité des factures (bilan des rejets, guide de lecture des principaux rejets) sont exploitées




Le rapprochement des rejets avec les données de facturation présentes dans le système de facturation est optimisé





5.5.4Délais de facturation



Personnes ressources : DAF / Responsable du BE


Un suivi des factures émises et des factures en attente (non payées et non rejetées) est mis en place




Une analyse mensuelle, pour traitement, du stock de factures en attente (ni payées ni rejetées) est organisé




La facturation se fait au fil de l'eau




Les délais de facturation sont suivis de manière hebdomadaire





5.5.5AMO



Personnes ressources : DAF / Responsable du BE


Tous les agents chargés de la prise en charge administrative du patient reçoivent une formation à la réglementation de la sécurité sociale au moins une fois par an




Une fonction de contrôle des numéros de titre de recette (constitution des
15 caractères) est opérationnelle





Le BE pilote les dossiers en attente de demande Ouverture de droit, ALD, formulaire ALD





5.5.6Lien Point d'Accueil / Services de Soins



Personnes ressources : DAF / Responsable du BE / Responsable des secrétariats médicaux (Cadre spécifique, DAF, DRH ou autre selon établissement)


Le taux de dossiers incomplets fait l'objet d'un suivi régulier




La cohérence des données recueillies par les services de soins et les bureaux des entrées est vérifiée





5.5.7Validation de la mise en facturation



Personnes ressources : DAF / DIM / Responsable du BE


Un responsable pour la validation des données administratives est identifié




Un responsable pour la validation des données médicales (y compris pour le secteur de consultations et urgences) est identifié




Une démarche de gestion prévisionnelle des métiers et compétences a été mise en place sur le bureau des entrées dans la perspective de la facturation individuelle





5.5.8Pilotage global de la chaîne de facturation



Personnes ressources : DAF / DIM / Responsable du BE


Les médecins DIM (et l'équipe des TIM) ont été formés au processus de facturation hospitalière




Les médecins DIM (et l'équipe des TIM) sont associés aux actions sur la facturation hospitalière




La fiche de poste du DIM décrit ses responsabilités dans la facturation hospitalière




L’analyse des rejets est effectuée par le service de facturation en lien étroit avec le DIM




Le DAF supervise l'activité de facturation des bureaux des entrées




Les agents du BE ont des objectifs individuels et quantifiés en termes d'exhaustivité et de qualité de facturation




La qualité du travail des agents pour réaliser les factures est examinée régulièrement et individuellement (analyse des erreurs, suivi des "stocks"…)




L’ensemble des procédures relatives à la facturation est répertorié dans un référentiel






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