Chapitre 1 Comment renseigner le dossier de candidature ?








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titreChapitre 1 Comment renseigner le dossier de candidature ?
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5.7Pilotage

5.7.1Pilotage global du processus de facturation



Personnes ressources : DAF / DIM / DSI


Un organigramme du BE est formalisé, remis à jour régulièrement et connu des équipes du BE




Des fiches de poste sont formalisées pour l'ensemble des agents du BE et régulièrement mises à jour




Un pilote est identifié pour chacune des étapes de la chaine de facturation-recouvrement




Un pilote global de la chaine de facturation recouvrement est identifié




Les informations utiles à la facturation sont chaînées (outils de workflow)




Un référentiel des contrôles et événements à suivre pour assurer la qualité des factures et leur recouvrement existe




Des contrôles de cohérence (par exemple : dates, diagnostic/actes, % de CMA) sur l'ensemble des données sont définis et mis en place




La veille réglementaire est organisée et partagée avec l'ensemble des acteurs concernés





5.7.2Gestion du fichier structure



Personnes ressources : DAF / DIM / DSI


Il existe un fichier de structure unique, partagé entre les applicatifs offrant une vision multidimensionnelle répondant aux différents besoins métiers




Il existe un fichier de structure normalisé, partagé dans tous les applicatifs concernés (ou utilisation de tables de concordances)




Il existe un fichier de structure standardisé a minima sur les valeurs communes, partagé par les applicatifs




Il existe une procédure de mise à jour du fichier structure des applicatifs non interfacés avec le FICOM




Les applications permettant de saisir les actes et mouvements utilisent un fichier de structure permettant de faire le lien avec la notion d'autorisation





5.7.3Gestion des nomenclatures



Personnes ressources : DAF / DIM / DSI


Des procédures automatiques de mise à jour des nomenclatures externes (CCAM, NGAP, NABM, GHM, GHT, UCD...) sont définies




A défaut de mise à jour automatique, les référentiels sont mis à jour dès la nouvelle version d'une nomenclature disponible et avant la date de son entrée en vigueur (ex : CCAM)




Un référentiel unique des nomenclatures externes (CCAM, NGAP, NABM, GHM, GHT, UCD...) existe et de procédures de mise à jour sont définies




Si plusieurs applications gèrent un même référentiel (ex : CCAM), les mises à jour sont organisées et planifiées pour assurer l'utilisation d'une version identique du référentiel par tous les logiciels.





5.7.4Production des indicateurs



Personnes ressources : DAF / DIM / DSI


Un suivi (au moins manuel) des indicateurs clés (ceux présents dans l'onglet indicateurs) est réalisé




Un suivi automatisé des indicateurs clés est mis en place





5.7.5Production et suivi des indicateurs



Personnes ressources : DAF / DIM / DSI / Responsable du BE


Un suivi (au moins manuel) des indicateurs clés (ceux présents dans l'onglet indicateurs) est réalisé




Un suivi automatisé des indicateurs clés est mis en place




Il existe des tableaux de bord périodiques et systématiques (selon un planning prédéfini) portant sur les résultats de la facturation et du recouvrement




Les tableaux de bord par pôle intègrent :

  • les recettes théoriques

  • les recettes réellement recouvrées

  • les délais de codage




Des niveaux pour les indicateurs de performance attendus sur la chaîne de facturation (exhaustivité, qualité, délais) sont définis




Les résultats sont présentés systématiquement dans les réunions institutionnelles (CME…)




Les tableaux de bord sont examinés périodiquement dans une réunion avec le DAF, le DIM et le comptable hospitalier




Il existe des réunions mensuelles de coordination entre DIM, DAF et points d'accueil





5.7.6Gouvernance



Personnes ressources : DAF / DIM


Les objectifs liés à la facturation ont été intégrés dans les contrats de pôle (délai de codage, formations…)




Une instance dans l'établissement suit régulièrement les problématiques de recette / financement (qualité et rapidité du codage, délais de facturation, recouvrement, trésorerie...)





5.7.7Démarche projet SI



Personnes ressources : DAF / DIM / Responsable du BE / DSI


Les enjeux de la facturation et les impacts sur le système d’information sont connus du DSIO




Le responsable du BE maîtrise l'outil informatique (y compris le paramétrage) et peut faire valoir les besoins à la DSI




L'architecture fonctionnelle et l'architecture applicative du SIH sont formalisées et disponibles




La cartographie de votre SIH vous permet d'identifier l'ensemble des sources de données nécessaires au processus de facturation




L'ensemble des flux d'échanges d'information de facturation entre applications à l'intérieur du SIH est connu et formalisé




Les flux d'échanges d'information (aller et retour) avec les différents débiteurs sont parfaitement connus et formalisés




Les évolutions fonctionnelles à apporter au système d'information pour répondre aux besoins du processus de facturation sont identifiées




Une structure projet avec une équipe MOA (Maîtrise d'ouvrage) et MOE (Maîtrise d'œuvre) pour faire évoluer votre système d’information selon les besoins préalablement identifiés est structurée




L'équipe MOA (Maîtrise d'ouvrage) chargée du projet d'évolution du système d’information de facturation représente les métiers concernés




Le projet d'évolution du système d’information de facturation est accompagné par un projet d'organisation et d'animation du changement visant à faire évoluer les modes de fonctionnement, les pratiques et les compétences




Le paramétrage des logiciels et leur mise à jour font l'objet d'une procédure écrite et diffusée au sein de la DSI et de toutes les directions concernées





5.7.8Fiabilité des interfaces



Personnes ressources : DAF / DIM / DSI


Des outils et des procédures pour la surveillance des interfaces et de la bonne bascule des données d'activité entre logiciels sont mis en place




En cas de rejets, il existe une procédure de reprise des données




Le système d’information permet d'avoir un suivi automatisé, à partir de la prescription jusqu'à la facturation : médicaments / laboratoires / radiologie / consultations





5.7.9Commentaires complémentaires



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