Gestion électronique des documents … Acquisition de documents papier Critères et procédés de classement Stockage








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IV. Le stockage des documents
et leur diffusion


Découvrir les fonctionnalités d’un logiciel de diffusion des documents.
Page 47 Document 12 Quelles sont les nouvelles fonctionnalités que pourraient apporter un logiciel de diffusion des documents dans l’entreprise ?

- Pouvoir accéder directement à l’information contenue dans un document sans être obligé de le télécharger intégralement, c’est à dire en ayant la possibilité de ne télécharger que les zones souhaitées.

- Pouvoir associer au document la charte graphique de présentation des documents en vigueur dans l’entreprise.

- Permettre (à ceux qui en ont le droit bien sûr) d’ajouter des notes, des commentaires.
Pour découvrir plus en détail les fonctionnalités offertes par ce nouveau type de logiciel, aller à : www.sollan.com/site/fr/documents/SOLLAN_Solution_WEBDOCUMENT_WEBNOTE-2006.pdf

Corrigé des travaux dirigés

TD 1 : Les gains financiers
apportés par la GED (p. 48)

Objectif


Mesurer les gains financiers dus à la GED à travers un exemple.

Réponse à la question

Le responsable administratif vous demande de lui présenter, dans un tableau, le comparatif des coûts mensuels entre la solution papier et la solution GED pour chacun des trois éléments de coûts suivants : des recherches, de stockage, des équipements (support stockage et immobilier), en faisant clairement ressortir les gains financiers de la GED.




GAINS mensuels de la GED

Nombre de documents dans le mois

20000







Nombre de jours de travail

20







Taux horaire

15,00 €







Coût d'un m² de bureau

30,00 €



















 

Papier

GED

Gain

Coût des recherches

 

 

 

Temps de recherche d'un document (en mn)

3

0,5

 

Temps de recherche total (en h)

1000,00

166,67

 

Coût mensuel

15 000,00 €

2 500,00 €

12 500,00 €

 

 

 

 

Coût de stockage

 

 

 

Temps de stockage d'un document (en mn)

3,5

1

 

Temps de stockage total (en h)

1166,67

333,33

 

Coût mensuel

17 500,00 €

5 000,00 €

12 500,00 €

 

 

 

 

Coût des équipements

 

 

 

Coût du support de stockage

0,03

0,0076

 

Coût mensuel du stockage

600,00 €

152,00 €

448,00 €

 

 

 

 

Capacité de stockage au m²

2000

40000

 

Surface de bureau nécessaire

10

0,5

 

Coût immobilier mensuel

300,00 €

15,00 €

285,00 €

 

 

 

 

Coût total

33 400,00 €

7 667,00 €

25 733,00 €


Le document EXCEL correspondant sera disponible sur le site compagnon sous le nom de « GRH Chap 5 Appli1.xls »
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