Gestion électronique des documents … Acquisition de documents papier Critères et procédés de classement Stockage








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III. L’indexation des documents

Document 8 : Les modes de classement (p. 46)

Objectif


Bien distinguer les différents modes de classement.

Réponses aux questions

1. Reliez le mode de classement avec sa définition.


Complément pour le professeur

http://www.bibli.ens-cachan.fr/CATWEB/CDU.htm

CDU
(Classification Décimale Universelle)

Classe

Disciplines




0  

Généralités




1  

Philosophie, psychologie




2  

Religion, théologie




3  

Sciences sociales, économiques et juridiques; sciences de l'éducation




5  

Mathématiques et sciences pures




6  

Sciences appliquées




7  

Beaux-arts, arts industriels, divertissements, jeux, sports




8  

Langues, linguistique, littérature




9  

Archéologie, géographie, biographie, histoire




À l’intérieur de chacune des classes, les indices permettent de classer les livres en allant d'une notion générale à une notion plus spécialisée.

Exemple de la classe 5

51

Mathématiques




52

Astronomie




53

Physique




54

Chimie




55

Géologie




56

Paléontologie




57

Biologie




58

Botanique




59

Zoologie





Le classement alphanumérique est une extension du classement alphabétique, comme par exemple, à ce jour, les plaques d’immatriculation des voitures en France.

Ces modes de classement peuvent se combiner. Dans une entreprise, les dossiers des tiers sont souvent classés par une combinaison du classement alphabétique pour les dossiers et chronologique pour les pièces qu’ils contiennent.

Cette activité s’inspire directement d’un questionnaire (un « quiz ») que vous trouverez sur Internet à :

http://e-qcm.net/quizz/820471861/

Complément pour le professeur


Un site lié au gouvernement canadien (très en pointe sur les technologies de gestion des documents, les sites liés gouvernement canadien sont très riches et très didactiques)

http://www.termium.gc.ca/didacticiel_tutorial/francais/lecon2/page2_2_3_f.html

Les systèmes de classement des savoirs aident à assimiler et à transmettre le savoir et facilitent l'accès au savoir. Ces systèmes peuvent différer en fonction de la complexité, du niveau de détail, de l'optique ou de la perspective adoptée ou du but dans lequel ils sont conçus.

Les systèmes de classification sont des outils indispensables dans la recherche terminologique.

Lire la suite …

Document 9 : La fiche descriptive d’un document (p. 46)

Objectif


Comprendre l’intérêt de décrire les documents pour décupler les possibilités de recherche.

Réponses aux questions

1. Relevez les principales informations qui peuvent être attachées à un document.
2. Comment la liste des mots clés peut-elle être constituée ?
3. Quelle est l’utilité des mots clés que vous trouvez dans la page de garde de chacun des chapitres de ce livre ? Si le livre était entièrement numérisé, que permettraient ces mots clés ?

Compléments pour le professeur


Pour plus d’informations nous ne saurions trop vous recommander de lire dans le livre « La gestion électronique documentaire » de Jean-Yves Prax (Interéditions) la partie 2.4 intitulée « L’indexation » de la page 84 à la page 100, dont voici un court extrait :

« L’indexation est le coeur de la GED: elle doit être la représentation la plus fidèle et la plus exhaustive du contenu, du sens du document afin de faciliter les recherches et d’en garantir la pertinence.

La conception de la politique d’indexation (la construction des index et leur maintenance dans de grandes bases documentaires pouvant comporter plusieurs centaines de milliers de références) est une opération particulièrement complexe et pouvant représenter des investissements matériels et humains importants. Aussi m’a-t-il paru important de consacrer un très long développement à ces méthodes et techniques d’indexation. »
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