Gestion électronique des documents … Acquisition de documents papier Critères et procédés de classement Stockage








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Réflexion préalable (p. 43)

Pistes d’exploitation

Corrigés des activités

I. La gestion électronique
des documents (GED)

Document 1 : Les intérêts de la GED pour l’entreprise Ernst & Young (p. 44)

Document 2 : Aujourd’hui, la GED, un besoin ! (p. 44)

Document 3 : Publicité pour Companeo (p. 44)

Document 4 : Le numérique – impact sur le cycle de vie du document (p. 44)

Objectif


Comprendre la nécessité, le rôle et les apports de la GED.

Réponses aux questions

1. Identifiez, à partir de ces documents, les fonctions de la gestion des documents.
2. En quoi la GED les rend-elles plus efficaces ?

Complément pour le professeur

Voici l’accroche commerciale du logiciel de GED mentionnée dans le document 2 :

!AutoindexiT™

BÉNÉFICES DE LA GESTION DE DOCUMENTS ?

1- RETROUVER: Gain de Temps Quotidien

2- GAIN de productivité (éviter de refaire ce qui existe.)

3- GÉRER : Plus Besoin d'un spécialiste (du domaine)

4- CLASSER: Respect du plan de classement

5- COMPARER: Pas de duplication de l'information

6- SÉCURITÉ de l'information (des connaissances)

7- PARTAGE de l'information

8- ARCHIVAGE automatique

9- Gestion de la DISTRIBUTION de l'information
Voici quelques chiffres concernant le traitement « à l’ancienne » des documents donnés par l’agence

  • Coopers & Lybrand:

  • En moyenne: 19 copies d’un même document!

  • Dépense 21 € d’efforts pour le classement de chaque document

  • Dépense 140 € pour rechercher un document mal classé.

  • Perte de 1 document sur 20 !


Nous vous recommandons de vous rendre à l’URL

http://www.polen-mende.com/116-dossier-veille-gestion-electronique-documents.html

de télécharger la présentation PowerPoint de Mathieu BILLET (cliquer sur le lien POLeN) et de la projeter à vos élèves. C’est l’un des meilleurs documents que nous ayons trouvé sur la toile par son contenu, sa présentation et sa haute valeur ajoutée pédagogique.

Pour une connaissance plus approfondie et exhaustive de ce thème nous vous recommandons également de lien sur le lien Dossier de l’APROGED, un fichier au format pdf peut être téléchargé.

Sur cette même page bien d’autres liens, tous plus intéressants les uns que les autres, méritent d’être activés. Bon surf !

II. L’acquisition numérique
des documents

Document 5 : Numérisation et imagerie (p. 45)

Objectif


Comprendre l’intérêt de numériser des documents.

Réponses aux questions

1. Qu’est-ce que la numérisation de documents ?

Elle consiste à photographier l’image d’un document papier et à le traduire dans un code binaire (uniquement avec des 0 et des 1) pour qu’ils puissent être enregistrés sur un support informatique (disque, bande magnétique, clé USB, CD, DVD.
2. Quel est l’intérêt de la reconnaissance optique de caractères ?

Elle permet de repérer le texte contenu dans l’image d’un document numérisé et d’opérer les transformations nécessaires pour que ce texte puisse alors être lu par un éditeur ou un traitement de texte, comme si on l’avait soi même saisi directement sur l’ordinateur.

Complément pour le professeur


Définitions officielles de la reconnaissance de caractères :
1. http://www.granddictionnaire.com/btml/fra/r_motclef/index1024_1.asp


Définition :
Technique qui repose sur les méthodes appliquées en reconnaissance de formes et qui, à partir de procédés divers (procédé optique, magnétique, etc.), permet à un système informatique de lire et de stocker de façon automatique un texte dactylographié, imprimé ou manuscrit sans qu'on ait à retaper ce dernier.








synonyme(s)
   reconnaissance automatique de caractères n. f.













Note(s) :
La marge d'erreur des systèmes de reconnaissance de caractères varie considérablement selon le degré de perfectionnement de ceux-ci. Certains exigent une longue préparation du texte à saisir ou du logiciel utilisé, mais peuvent s'adapter à n'importe quelle police de caractères; d'autres sont plus précis, mais sont limités à certaines polices. Ces systèmes fonctionnent avec un logiciel spécialisé et un périphérique d'entrée comme un numériseur.
Quand il s'agit plus précisément de reconnaissance de caractères manuscrits, on parle de « reconnaissance de l'écriture manuscrite ».
















[Office de la langue française, 1999]





2. http://w3.oqlf.gouv.qc.ca/terminologie/fiches/8874420.htm


logiciel de reconnaissance optique de caractères n. m.




Synonyme(s):

logiciel de ROC n. m.




logiciel d'OCR n. m.




Entrée(s) additionnelle(s):

programme de reconnaissance optique de caractères n. m.










Logiciel spécialisé qui permet de saisir avec un lecteur optique de caractères du texte dactylographié, imprimé ou manuscrit et de le traiter afin qu'il soit stocké en mémoire, sans qu'il soit nécessaire de le retaper.




Note(s): Bien que les termes « logiciel » et « programme » fassent référence à des concepts voisins mais différents, il n'est pas rare qu'on utilise les deux indifféremment, dans le discours.




Il existe deux types de logiciels de reconnaissance optique de caractères : les logiciels sans apprentissage et les logiciels avec apprentissage.




Wordscan, OmniPage et Readstar sont des exemples de logiciels de reconnaissance optique de caractères.

Document 6 : Qu’est-ce que la compression des données ? (p. 45)

Document 7 : Compression, archivage et encodage (p. 45)

Objectif


Comprendre l’intérêt de compresser des fichiers

Réponses aux questions

1. Qu’est-ce que la compression de fichiers ?

D’après le document 1, elle consiste à « raccourcir la taille globale du document sur le disque dur » ou, d’après le document 2 à « réduire leur taille en appliquant un algorithme qui enregistre l'information sous une forme plus compacte ».

Le s de fichiers indique, en plus de cette fonction de compression, les logiciels de compressions proposent une fonction d'archivage qui « sert à regrouper plusieurs fichiers dans un même fichier de destination ». (document 2)
2. Comment mesure-t-on la compression d’un document ?

En faisant le rapport entre la taille compressée et la taille initiale, plus le taux est petit plus la compression a été efficace.

On peut fournir par exemple l’image ci-dessous aux élèves, ou bien en TP, leur faire utiliser un logiciel de compression ( http://www.rarlab.com/download.htm).


Dans ce cas le taux de compression du premier fichier est de 28 664 / 434 176 soit 6,6%, et celui du second 12 041 / 36 352 soit 33,1%. Nous nous rendons compte que selon la nature du fichier à compresser (respectivement ici une base de données ACCESS et un document WORD) le taux de compression peut être sensiblement différent).

le taux de compression de l’ensemble est de (28 664 + 12 041) / (434 176 + 36 352) soit 8,7%.

Compléments pour le professeur


Définitions officielles de la compression de données

http://w3.oqlf.gouv.qc.ca/terminologie/fiches/2074431.htm


compression de données n. f.




Synonyme(s):

compression n. f.










Opération qui consiste à réduire la taille des informations en leur appliquant un algorithme spécialisé, de manière à diminuer l'espace mémoire qu'elles occupent en stockage ou la durée de leur transmission.




Note(s): L'algorithme de compression utilisé dépend du type de données à traiter (textes, son, images, etc.). Il peut résulter de cette opération, lors de la relecture, une perte d'information plus ou moins importante, selon la nature de l'information. Ainsi, pour le son et l'image, la perte est habituellement si minime que l'oeil ou l'oreille ne peuvent la détecter. En revanche, dans le cas d'un fichier de données, elle peut avoir des conséquences plus grandes, si on ne choisit pas le format de compression approprié (par exemple, la compression JPEG, pour les images; le format ZIP, pour les données).


À l’adresse http://www.services.gouv.qc.ca/fr/enligne/index.asp, vous trouverez un article qui explique clairement comment il est possible de compresser un fichier grâce à un « Algorithme de compression de données » et qui présente les deux formats les plus connus des fichiers compressés, le format ZIP et le format RAR.
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