Gestion électronique des documents … Acquisition de documents papier Critères et procédés de classement Stockage








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IV. Le stockage des documents et leur diffusion


Lire le document 10 page 47.
1. Identifiez les critères de choix d’un support de stockage.

D’après le document 10, nous pouvons en dénombrer trois principaux.

1. Le volume des documents à stocker. Il faut être capable d’anticiper le taux de croissance de ce volume pour ne pas être pris de court.

La mesure de ce volume dépend de la nature des supports :

- en m3 pour des supports traditionnels (armoires, bibliothèques etc.) ;

- en Go pour des supports informatiques. Dans ce cas, le volume dépend de la nature de l’information stockée. Toutes choses égales par ailleurs, nous pouvons classer la nature de l’information par ordre croissant de volume de stockage :

- du « simple » texte ;

- du texte enrichi (variétés de polices de caractères, couleurs, mise en forme élaborée (tableaux…) ;

- du dessin (schéma, graphiques, etc.) ;

- de l’image (taille, résolution) ;

- de la vidéo.

2. La fréquence de consultation des documents : plus elle est élevée, plus le support devra être accessible et rapide. Il faudra se demander quelles sont les personnes qui ont l’autorisation de consultation.

3. La durée de conservation des documents : plus elle est longue, plus le mode de stockage devra être sûr (voir chapitre 6). D’après le document 11, nous pouvons en ajouter 2 :

4. La possibilité ou non de réinscrire des données sur le même support. Certains documents sont vivants pendant tout leur cycle de vie, ils connaîtront de nombreuses modifications successives, notamment dans le cadre d’un travail collaboratif. C’est le cas aussi des bases de données « on line » qui sont sans cesse sollicitées par des ajouts, des modifications ou des suppressions d’enregistrements dans les tables.

5. Enfin, stocker n’est pas gratuit. Nous pouvons constater que le coût de stockage a tendance à baisser (voir notamment le produit clé USB : pour le même prix, on peut chaque année stocker deux fois plus que l’année précédente).
2. Sur quel type de support stockeriez-vous les informations suivantes ? Pourquoi ?
a. Les fichiers de l’étude et du projet que vous préparez pour le baccalauréat.

La clé USB semble la plus pratique : capacité largement suffisante, coût modique et, surtout, support « portable » (mais on peut le perdre…).

Pour des raisons de sécurité, il faut donc aussi sauvegarder son travail sur l’espace de travail qui a été alloué à chaque élève sur le réseau local du lycée.
b. Les dossiers médicaux des anciens patients d’un hôpital.

Le volume peut atteindre des tailles gigantesques, la fréquence de consultation est faible, il est important de bien les conserver pour assurer un bon suivi médical si le patient est à nouveau hospitalisé ; donc le microfilm est le support le plus approprié.
c. Les dossiers clients d’une banque.

Ce sont des dossiers vivants et volumineux. S’ils ne sont pas totalement informatisés (contrats de prêts notamment), ils doivent être facilement accessibles par le conseiller bancaire : dossiers suspendus par exemple, classés par ordre alphabétique.

La partie informatisée se trouve dans une base de données accessible au conseiller depuis son poste de travail. Elle se trouve sur le serveur de données de l’agence, qui est muni d’un « gros » disque et qui est en liaison périodique avec le(s) serveur(s) de données de la banque au niveau de son siège.

Aujourd’hui les banques mettent à disposition des services Internet qui permettent aux clients d’accéder à leur dossier et même d’effectuer des opérations (un virement inter-comptes par exemple).
3. À votre avis, tous les documents doivent-ils être stockés sur des supports numériques ? Justifiez votre réponse par des exemples.

Aujourd’hui, vu la baisse constante du coût des supports numériques (le prix du Go diminue chaque année de moitié) et les avantages considérables qu’ils offrent par rapport à des supports traditionnels (encombrement réduit, temps d’accès rapide et à distance, grande facilité pour gérer les droits d’accès…), la plupart des documents sont informatisés. Soit ils sont crées directement sur support informatique (même la photo et la vidéo sont numérisées dès le départ), soit on numérise ceux qui ne l’avaient pas été à leur naissance.

Mais certains documents, par leur caractère juridique, peuvent échapper à cette numérisation omniprésente. Citons par exemple : un contrat de prêt entre une banque et son client ; un testament.

Aujourd’hui, même si la signature électronique est reconnue comme preuve juridique au niveau européen, elle n’est utilisée que pour les contrats commerciaux entre les entreprises.

Enfin, certains documents de nature historique, même s’ils peuvent être numérisés, doivent être conservés dans leur état premier pour leur valeur affective et patrimoniale

1. Où stocker les documents ?


Les documents sont nombreux et omniprésents dans les organisations.

Exemple. Dans un tiroir de bureau, dans une armoire accessible à tous les membres du service, dans un répertoire du disque de son ordinateur, sur un des serveurs du réseau local de l’entreprise, dans l’intranet ou encore dans le centre de documentation de l’entreprise.

La diversité des lieux et des supports de stockage dépend de la diversité des usages de l’information :

individuels ou collectifs ;

Exemple. Les dossiers clients, qu’ils soient sous forme papier ou numérique, doivent être accessibles à l’ensemble des personnels du service.

fréquents ou rares ;

Exemple. Le répertoire interne d’une entreprise qui fournit les numéros de poste des différents personnels doit être constamment accessible, sous forme papier sur le bureau ou sur l’ordinateur personnel.

provisoires ou durables.

Exemple. Le plan d’un prototype doit être sur un support qui le préserve.

2. Sur quels supports les stocker ?

a) La diversité des supports


Les systèmes informatiques proposent des supports de stockage très variés : disques magnétiques, numériques, microfilms.

Ces supports se caractérisent par leur capacité, leur vitesse d’accès, leur durabilité.

Exemple. Le microfilm, durable, peu encombrant mais d’accès lent, est utilisé pour les archives.

b) Les critères de choix


Le choix des supports de stockage des informations répond à un ensemble de contraintes :

– la taille des documents détermine la capacité de stockage ;

– la fréquence de consultation (le temps d’accès à un document fréquemment consulté doit être très bref par rapport à celui d’un document d’archive) ;

– la pérennité du document conditionne la durée physique du support ;

– le coût du support ne cesse de baisser pour des capacités de plus en plus importantes ;

– la possibilité ou non de réinscrire des données sur le même support.

3. Comment les diffuser ?


Les organisations définissent, en fonction de leurs objectifs, les moyens de diffusion de l’information ; tout en cherchant à éviter l’« infobésité » :

– en adressant l’information à leurs destinataires (courrier, télécopie, messagerie) ou en la mettant à disposition des utilisateurs possibles (site Web, centre de documentation) ;

– en sélectionnant le support adapté (papier, électronique, fax).

Exemple. Le règlement intérieur de l’entreprise est remis sous forme papier à chaque salarié nouvellement recruté et est disponible sur l’intranet de l’entreprise.

Les technologies de l’information et de la communication contribuent largement à la diffusion de l’information :

– le portail du site de l’entreprise, page d’entrée du site, fournit les liens vers les différentes parties du site, voire d’autres sites ;

– le site Internet présente en ligne l’ensemble des informations que l’organisation souhaite diffuser auprès de l’ensemble de ses partenaires, internes et externes. Accessible à tous, il ne contient aucune information confidentielle ;

– le site intranet contient, en revanche, des informations plus ou moins confidentielles, accessibles aux personnes autorisées, salariés de l’organisation ou partenaires externes tels que clients, fournisseurs et sous-traitants.
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