Gestion électronique des documents … Acquisition de documents papier Critères et procédés de classement Stockage








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II. L’acquisition numérique des documents

1. La numérisation des documents


On entend par « acquisition » la capture, ou numérisation, de l’information qui permet de transformer une information papier en une information sous une forme électronique. Cette opération rend l’information gérable par l’ordinateur.

Exemple. Un centre hospitalier, dans le cadre de l’informatisation du suivi des patients, numérise leurs dossiers médicaux.

L’acquisition du document est réalisée par un scanner, ou numériseur, dont les caractéristiques sont :

– la résolution (nombre définissant la densité des points constituant une image ; généralement, ce nombre est donné en « dots per inch » [dpi], c’est-à-dire en points par pouce) ;

– la vitesse (elle est exprimée le plus souvent en nombre de pages par minute ou en nombre d’images par minute, notamment dans le cas des scanneurs recto vers ; les applications de GEIDE privilégient le plus souvent la vitesse) ;

– le type d’acquisition (monochrome, niveaux de gris ou couleur) ;

– le format de documents et le type d’introduction des documents (A5, A4, A3... A0, et l’introduction automatique et feuille à feuille ou à plat, page par page).

2. La reconnaissance des caractères (OCR)


Afin que le contenu des documents numérisés puisse être traité par un logiciel bureautique, il est nécessaire d’effectuer une reconnaissance des caractères par un logiciel d’OCR (Optical Character Recognition).

Les logiciels d’OCR d’aujourd’hui reconnaissent les polices de caractères utilisées dans le document source ; la taille des points, le style de caractères (gras, italiques et souligné), la tabulation et l’alignement (à gauche, centré, à droite et justifié) de chaque bloc de texte, l’emplacement des colonnes, des parties de texte et des graphiques.

La technologie OCR permet donc d’archiver une véritable copie du document original, mais il s’agit cette fois d’un texte éditable et non pas d’une simple image numérisée.

3. La compression des fichiers


Compresser un fichier signifie réduire sa taille, ce qui présente deux avantages majeurs pour les organisations : la diminution des temps (et donc des coûts) de transfert des fichiers et des volumes de stockage des informations.

a) Les fichiers bureautiques


Aujourd’hui, les logiciels de compression (WinZip, WinRar, etc.) offrent de très nombreuses fonctionnalités (compression, archivage, codage…). Ils permettent notamment de compresser toute une arborescence de fichiers dans un seul fichier.

L’extension d’un fichier compressé est souvent « .zip » ou « .rar ».

Les taux de compression sont variables selon le format initial du fichier et l’efficacité du programme de compression.

Lors de la décompression, à l’aide du même logiciel qui l’a compressé ou d’un autre logiciel compatible, le fichier retrouve sa taille d’origine : il n’y a donc aucune perte.

b) Les fichiers photo, sonores ou vidéo


Lorsqu’il s’agit de fichiers d’images ou de sons principalement, une opération de compression définitive permet de réduire la taille du document et ainsi d’en faciliter le stockage et la transmission. Ces documents peuvent être restitués sans perte perceptible pour l’oreille et l’œil humains.

Exemple. La compression JPEG (Joint Photographic Expert Group) utilisée pour les publications de photographies sur Internet ; MP3 (MPEG Audio Layer 3) ou MPEG (Moving Picture Expert Group) ou le DivX pour la vidéo.

III. L’indexation des documents

1. Les objectifs et les principes de fonctionnement


L’indexation des documents a pour objectifs de faciliter et d’accélérer la recherche des documents en fonction d’un ou de plusieurs mots clés.

À chaque mot clé sont associées toutes les adresses de tous les documents concernés.

L’utilisateur émet une requête sur un ou plusieurs mots clés combinés éventuellement par des opérateurs logiques pour affiner sa recherche d’information.

Exemples. Roman ; Victor Hugo.

2. L’indexation formelle


L’indexation formelle a pour objectif de classer les documents afin d’en faciliter la recherche.

a) La fiche descriptive


La fiche vise à décrire le document grâce à un ensemble d’informations (auteur[s], titre, type de document, résumé, date de création, etc.).

À chaque document est donc associée une fiche descriptive qui en constitue une réelle « carte d’identité ».

Les logiciels de GED proposent un formulaire afin d’élaborer la fiche descriptive associée au document.

b) Les ordres de classement



Lire le document 8 puis reliez le mode de classement avec sa définition.


Décimal

Il permet de classer les documents selon la succession des lettres de l'alphabet.


Chronologique

Il permet de classer les documents par numéro, chaque numéro correspondant à un thème.


Alphabétique

Il permet de classer les documents par ordre de succession des dates.

Alphanumérique





Thématique

Il permet de classer les documents par Pays, Région, Département puis Commune.


Géographique





Le classement décimal correspond à :

« Il permet la recherche directe et le classement rapide mais n'offre pas une extensibilité facile »

Un des exemples les plus connus est la fameuse CDU utilisée dans les bibliothèques.
Selon quel mode de classement est conçu le plan comptable :
Plan comptable  Décimal

Carte de restaurant  Thématique, voire décimal (dans certains restaurants chinois ou japonais)
Selon quel mode de classement est conçue une carte de restaurant : Thématique
Quel est l’intérêt d’un mode de classement ?
Le classement a essentiellement pour but :

- d’organiser une masse d’informations en la structurant ;

- de retrouver rapidement une information.

Le mode de classement dépend de la nature des informations à classer.

Des factures seront classées par ordre chronologique, des dossiers clients par ordre alphabétique, des cours par classement thématique (par matière), des données économiques par classement géographique (par pays),
Les informations sont classées à partir des données fournies par la fiche descriptive. Les principaux modes de classement sont :

– le classement thématique (arts, sciences sociales, littérature…) ;

– le classement alphabétique ;

– le classement numérique ;

– le classement chronologique.

L’ordre de classement choisi doit être adapté aux types de documents.

Exemples. Classement par thématiques puis par auteurs dans une librairie ; classement des documents par clients selon un ordre alphabétique puis chronologique en comptabilité.

3. L’indexation par concepts : les mots clés


L’indexation par concepts a pour objectif d’informer sur le contenu des documents. Répondre aux questions du document 9 page 46

Relevez les principales informations qui peuvent être attachées à un document.

- le dossier (avec son chemin complet) informatique où il est rangé ;

- le titre ;

- le ou les thèmes auquel il est rattaché ;

- le ou les mots clés ;

- le type (ou la famille) du document (voir la liste déroulante) ;

- la date de mise en place (ou mise à disposition) ;

- le rédacteur du document ;

- la fonction de ce rédacteur ;

– Etc.

Comment la liste des mots clés peut-elle être constituée ? Soit elle est constituée au fur et à mesure de l’enregistrement des documents en fonction du titre et du contenu. Mais on risque d’aboutir rapidement à une inflation et à de nombreux synonymes, elle est alors établie à l’avance quitte à être enrichie si cela s’avère nécessaire.

Quelle est l'utilité des mots clés que vous trouvez dans la page de garde de chacun des chapitres de ce livre ? Si le livre était numérisé, que permettraient ces mots clés ? Ils attirent l’attention sur les mots nouveaux caractéristiques du chapitre. Ces mots traduisent souvent des concepts que le chapitre a pour but de définir et d’illustrer.

Si le livre était numérisé, ces mots clés permettraient de constituer un index. Cet index serait bâti sur la liste alphabétique de tous les mots clés et chaque mot clé renverrait au(x) chapitre(s) : chaque numéro de chapitre où il figure est un lien hypertexte qui, une fois cliqué, renvoie à l’endroit exact où le mot apparaît (la première fois) dans le chapitre.

a) Les mots clés


Les mots clés sont des mots extraits du titre, du résumé ou du texte du document.

Le choix des mots utilisés a pour double objectif :

– de traduire le sens du texte ;

Exemple. Dans un article intitulé « Selon l’INSEE, le pouvoir d’achat des ménages a augmenté en moyenne de 1,4 % en 2004 », « INSEE », « pouvoir d’achat » et « ménages » seront des mots clés. Dans le texte, on relèvera les mots et expressions : « revenu », « activité économique », « patrimoine », « inégalités » et « fiscalité ».

– de limiter le nombre de mots clés.

Une liste de mots clés est préétablie afin d’en limiter le nombre et de faciliter la recherche.

Exemple. Les mots (ou expressions) « imposition », « pression fiscale », « seuil d’imposition », « tranches d’impôt » seront remplacés par le terme « fiscalité » qui figure dans la liste prédéfinie.

Dans le domaine des nouvelles technologies, un gros effort a été fait pour franciser de nombreux termes d’origine anglo-saxonne. Toutefois, certains ont du mal à s’imposer.

Exemple. Courriel et e-mail, hub et concentrateur, TAM (Toile d’araignée mondiale) et Web (World Wide Web), la causette et le chat (prononcer « tchat »), émoticon et smiley.

b) L’extraction par programme des mots clés


La puissance des ordinateurs alliée à des programmes informatiques ingénieux permet l’indexation intégrale des documents, appelée aussi full text. Elle indexe tous les mots de tous les documents, sauf ceux les plus fréquents comme les articles (« le », « la », « un », « des », etc.) ou les verbes ayant un sens trop général (« faire », « être », etc.).
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