Gestion électronique des documents … Acquisition de documents papier Critères et procédés de classement Stockage








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La gestion électronique des documents (GED)



Lire les documents page 44 puis répondre aux questions suivantes :
A partir de ces documents, quelles sont les fonctions de la gestion de documents ?
D’après les quatre documents on peut identifier quatre grandes fonctions de la gestion des documents :

- classer les documents (document 2) ;

- accéder à l’information recherchée (documents 1 et 2) ;

- stocker les documents (documents 1 et 3) ;

- assurer leur sauvegarde et leur sécurité (document 1 et 4).

En quoi la GED les rend-elle plus efficaces ?
Grâce aux technologies informatiques mises en œuvre :

- elle accroît la capacité de stockage en réduisant de « 80% l’espace physique de stockage des documents » (document 1), cela est devenue d’autant plus nécessaire qu’ « en 2004 une organisation maintiendra 30 fois plus d’informations qu’elle ne le faisait en 1999 ! » (document 2) ;

- elle réduit le temps d’accès à l’information en « multipliant par trois sa capacité de traitement des dossiers (document 1) et en réduisant « par deux le temps consacré à la recherche d’informations » (document 1). Elle accroît ainsi la productivité des salariés : « Gagnez des heures de travail avec le classement numérique ! » (document 3) ;

- elle met à la disposition de tous (elle « démocratise … l’accès à certains documents » document 4) une « base de connaissances » pour éviter que « savoir faire soit morcelé sur des dizaines/centaines de PC (document 2 ) et que « 80 à 90% des informations d’une entreprise ne soient pas valorisés, utilisés, répertorié » (document 2).

1. Définitions


La gestion des documents a pour fonction de favoriser le stockage, l’archivage, la recherche, la consultation et la diffusion de l’information.

La gestion électronique de documents (GED), ou la gestion électronique d’informations et de documents existants (GEIDE), est « un ensemble d’outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer et stocker des documents à partir d’applications informatiques ».

2. Les intérêts de la GED

a) Accéder rapidement aux documents


Les applications de type « classement administratif » ou « archivage » permettent les gains de productivité les plus importants par la réduction des délais et donc des coûts.

Exemple. Pour retrouver la pièce comptable correspondant à une écriture comptable (facture, titre de paiement, bon de livraison, note de frais…), il faut 5 à 15 minutes. Avec la GED, liée au logiciel de comptabilité, on retrouve le document dans le même laps de temps que l’écriture comptable, c’est-à-dire en quelques secondes.

b) Favoriser la diffusion de l’information


La GED met l’information à la disposition de nombreux acteurs, présents ou distants, dans des délais très réduits, et leur permet d’y accéder simultanément.

c) Fédérer des informations dispersées


Selon certains experts, 80 à 90 % des informations d’une entreprise ne sont pas valorisées, utilisées, répertoriées correctement. De plus, ces informations sont le plus souvent dispersées entre les établissements, les services, voire les bureaux. La GED permet de les répertorier puisqu’elles ne sont donc pas utilisées efficacement.

d) Favoriser le travail collaboratif


Dans le cadre d’un réseau, plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sur les mêmes documents et les enrichir au fur et à mesure de l’avancement du projet qui les réunit, sans avoir à se déplacer.

3. Les moyens requis par la GED


La gestion électronique des documents repose sur le réseau local de l’entreprise et des moyens de communication.

Des moyens sont nécessaires pour que la GED soit efficace :

– des outils de communication internes (accès aux applications informatiques, transferts de fichiers, messagerie interne…) ;

– des outils de communication externes (accès à des messageries publiques, accès à Internet) ;

– des dispositifs matériels et/ou logiciels appelés « serveurs » dont l’objet est d’offrir des services aux utilisateurs (services d’impression, de sauvegarde de données, de bureautique, d’applications informatiques, de bases de données, etc.) ;

– des postes de travail, les clients (PC sous MS-Windows ou Linux, Macintosh, etc.).

La GED requiert une architecture de type « client-serveur ». Le client commande et le serveur le sert avec un temps de réponse satisfaisant.
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