Gestion électronique des documents … Acquisition de documents papier Critères et procédés de classement Stockage








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Chapitre 5
LA GESTION DES DOCUMENTS



1.3. Communication organisée et gestion des documents


….

Le document est envisagé comme un ensemble formé par un support et une information qui peut être lu par l’homme ou la machine.
La gestion documentaire recouvre les activités d’acquisition, de classement, de stockage et de diffusion des documents liés à l’activité de l’organisation. Des technologies rendent possible une dématérialisation des documents « papier  » pour les intégrer dans le système de gestion électronique des documents produits et exploités au sein de l’organisation.
L’accès aux documents stockés est facilité par une classification et un rangement adaptés aux utilisations prévues.




Gestion électronique des documents




Acquisition de documents papier 

Critères et procédés de classement

Stockage 


Réflexion préalable page 43 oralement.
1. Que vous inspire le montage de photos ci-dessus ?

La photo montre :

– d’une part un classement manuel de documents dans :

– des dossiers suspendus à visibilité latérale, leur nombre semble imposant, le nombre d’étagères ne facilite pas leur accès ;

– des classeurs, dont certains mal empilés dénotent un certain désordre.

– d’autre part, comme un rêve suspendu en l’air, occupant très peu de place :

– un ordinateur multimédia ;

– un DVD-R, c'est-à-dire le « top » des supports de sauvegarde : capacité énorme (DVD) et possibilité de l’utiliser plusieurs fois parce qu’il est réinscriptible (R).

Cette photo veut donc mettre en évidence les apports de la technologie au stockage des informations.
2. Comment organisez-vous vos cours et TP lorsque vous venez au lycée ? Et chez-vous ?

Question qui n’est pas aussi triviale qu’on pourrait le penser pour certains de nos élèves !

La plupart utilisent des classeurs, bien nommées et opèrent un classement par matière, d’autres des pochettes cartonnées … A l’intérieur d’un « gros » classeur, des intercalaires … Certains préfèrent un cahier qui privilégie la chronologie, par matière.

Le problème est de savoir comment ils gèrent la rotation du contenu de leur(s) classeur(s) semaine après semaine.
3. Avez-vous des documents de travail scolaire qui soient informatisés ? Si oui, comment organisez-vous ces documents sur votre poste de travail ?

Tout d’abord les élèves font des travaux informatiques au lycée et les fichiers qui en résultent sont normalement sauvegardés sur l’espace de travail qui leur a été alloué sur un des serveurs du réseau local pédagogique du lycée, mais aussi sur leur clé USB personnelle.

Dans tous les cas il faut attirer leur attention sur la notion de dossier, appelé aussi répertoire (et de sous dossier etc.) qui leur permet, grâce à une arborescence bien pensée d’organiser la gestion de leurs documents.

A ce propos on peut leur faire remarquer

- qu’un même fichier peut se trouver dans plusieurs répertoires puisque l’opération de copie d’un document informatisé est simple et rapide ;

- qu’un même fichier peut avoir connu des versions différentes et qu’il est inutile de conserver toutes ses versions successives ;

- qu’il faut qu’ils prennent conscience du volume (en Ko, Mo) qu’occupent leurs fichiers, surtout s’ils enregistrent des documents multimédia (images, photos, musique, vidéo) ;

- qu’ils peuvent utiliser des outils de compression de fichiers (WinZip, WinRar, etc.).
4. Gardez-vous les cours des années précédentes ? Sont-ils rangés avec vos cours de cette année ? Pourquoi ?

Il s’agit ici d’attirer l’attention des élèves sur l’archivage et le stockage de documents. Pourquoi archiver des documents (ici les cours des années précédentes) ? Pendant combien de temps les conserver (ont-ils gardé leurs cours de collège, de seconde) ? Quelle est la fréquence de consultation des cours de l’année précédente ? Ces archives sont-elles organisées (chronologiquement, par matière ... ?) Comment matériellement ont-ils conservé ces cours ?

Remarque pour le professeur

Ils ont vraisemblablement gardé leurs cours de Première. C’est l’occasion de les inviter à en relire certains notamment pour les chapitres informatiques (les réseaux, les bases de données…) qui ne sont pas repris en Terminale mais dont les connaissances qu’ils contiennent doivent être rafraîchies pour mieux comprendre le creuset des nouvelles technologies.

Ces cours ne sont vraisemblablement pas rangés avec les cours de l’année en cours, mais éventuellement cela peut être intéressant de rassembler autour d’un même thème des cours de Terminale et des cours de Première, surtout à l’approche du baccalauréat.
5. Plus généralement organisez-vous vos autres documents (documents personnels, livres, musique, films etc.) ? Retenez un exemple et proposez deux critères de rangement.

L’exemple le plus probable concerne leur CD audio, de plus en plus au format MP3.

Chaque support donne vraisemblablement lieu à un classement séparé.

Deux critères de classement (s’il existe !) seront souvent cités :

- un classement alphabétique ;

- un classement thématique.

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