Détails des activités : secrétariat partagé universitaire / psy de liaison








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Détails des activités : secrétariat partagé universitaire / psy de liaison
INDEX

(cliquez sur les liens proposés pour accéder aux informations correspondantes)
Activités « universitaires »


  • MED1/MED2

  • DCEM3/DCEM4

    ED DCEM3
    ECL psychologie et neurobiologie
    DCEM4 – « CSCT »

  • Autres cours, divers (odontologie, orthophonie, délégués médicaux …)

  • MASTER 1 Biologie Santé – UE Cognition émotion

  • DES psychiatrie

    Enseignements du DES, séminaires
    Budget, commandes
    Agrément des terrains de stage
    Interrégion
    Soutenances mémoires
    Thèses

  • Internat

    InterCHU
    Disponibilité
    Année Recherche
    Droit remords

  • DFMS/DFMSA

  • DESC pédopsychiatrie

  • DESC addictologie

  • DU psychiatrie clinique et thérapeutique

  • DU psychiatrie et justice

  • DU TCC

  • DU stress anxiété

  • DIU santé mentale dans la communauté

  • DU formation continue en médecine générale

  • Autres Dus



Autres activités
Liaison

Psy 3000

Bibliothèque, documentation

Gestion des salles

DETAILS DES ACTIVITES « UNIVERSITAIRES » - 2012
Infos complémentaires sur le site dédié aux enseignements : http://psyfontan.wordpress.com/

Et dans le dossier sur « X »
NB : Pour joindre la fac 03 20 62 … suivi du No de poste OU 77 … suivi du No de poste

enseignements DE PSYCHIATRIE hors D.E.S. (FAC)
MED 2-MED3 (ex PCEM 2 – DCEM1)

(contacts fac Mme VANWONTERGHEM : 03 20 62 69 12 ou Mme VANSTRACEELE : 69 10 )

* psychologie médicale : cours magistraux MED2 + certif optionnel – gérés par Pr Cottencin

* stages hospitaliers : organisation logistique (sessions DVD cas cliniques !!) Planning géré par le secrétariat de psy adulte (Karine, Sybille)
DCEM3 – DCEM4 (contacts. Deroo/Mme Lance 03 20 62 69 89)

ED DCEM 3 :

  • établissement du planning des cours

  • photocopies pour chaque ED (24) des cas cliniques corrigés et autres poly (16 à 20 documents en 40 exemplaires)

  • interface avec la faculté pour les questions pratiques (rappels, modification du programme, examens…)


ECL psychologie et neurobiologie (Contact fac Mme ZANNI 03.20.62.76.52)

  • établissement du planning des cours

  • interface avec la faculté pour les questions pratiques (rappels, modification du programme, examens…)


ED de Médecine Générale (CSCT Pr Thomas)

  • établissement du planning des cours

  • interface avec la faculté pour les questions pratiques (rappels, modification du programme, examens…)


CSCT (U) : organisation simplifiée gérée directement par le Pr. Vaiva

  • interface avec la faculté (Mme LANCE) pour les questions pratiques




MASTER 1 BIOLOGIE SANTE – UE COGNITION EMOTION
(référente fac Mme Anne Tiliakos 03 20 62 35 32)

Géré à partir de septembre 2012 par le Dr Renaud Jardri
ODONTOLOGIE -> interface avec la faculté pour les questions pratiques (référent Pr Vaiva)

ORTHOPHONIE -> géré par le Pr Delion

COURS AUX DELEGUES MEDICAUX
-> sollicitation médecins pour élaboration planning de cours
-> interface avec la faculté (Mme AVRONSART : 03.20.62.69.95) pour les questions pratiques
DES médecine générale (contact fac Mme GRATTEPANCHE : 03 20 62 69 21)

  • organisation et du planning des enseignements

  • interface avec la faculté (Département de Médecine Générale) pour les questions pratiques


DFMS / DFMSA (contact fac Mme Claire Devos 03 20 62 77 10)

Responsable : Pr Vaiva – Voir le dossier dans « X »

Réception des dossiers d’inscription transmis par la fac – Traitement par le Pr Vaiva puis retour à la fac – Transmission des projets pédagogiques établis par le Pr Vaiva avec les candidats (sur RV)

Prise des coordonnées des candidats pour transmission des informations utiles (par voie électronique) : dates des cours, bibliographies etc

D.E.S. de psychiatrie
Coordonnateur local (Lille) : Pr. VAIVA

Coordonnateur inter régional (Lille, Amiens, Rouen, Caen) : Pr. THOMAS
BUDGET (Contact fac : Mme Emilie POTDEVIN 03 20 62 68 75)
Responsable : Pr. Thomas

  • Elaboration du budget prévisionnel (octobre)

  • Gestion du budget « universitaire » alloué par la faculté (No de CF : 90329) : établissement et envoi des bons de commande, renvoi au service financier de la fac des bons de livraison et des factures pour règlement – pour l’ensemble du pôle

Procédure commandes et infos complémentaires : cf dossier dans « X »

ENSEIGNEMENTS DU D.E.S. (Contact fac : Mme BEUGNEZ 03 20 62 76 53)
Responsable : Pr Vaiva

  • élaboration du planning des enseignements, centralisation et transmission des informations aux internes (par voies d’affichage, postale et électronique – site internet)

  • organisation et gestion des séminaires principauxcf dossiers années précédentes dans « X » (psy adulte, pédopsy, maniement des psychotropes, TCC, thérapies familiales, suicide, psy de liaison, psy et justice, psy et ARS) :

-> élaboration des plannings des enseignements, centralisation et transmission des informations aux internes (par voies d’affichage, postale et électronique)

-> prise des inscriptions (par voie électronique depuis le site internet ou par téléphone) transmission des programmes aux inscrits ainsi que les éventuelles modifications en cours d’année,

-> élaboration et gestion des feuilles d’émargement,

-> établissement des validations de séminaires en collaboration avec le/les responsables de l’enseignement et classement des validations dans les dossiers des internes

  • gestion du site internet dédié


INTERNES : 60 à 70 internes en 2000/ 111 en mai 2009 / 127 en 2011

  • élaboration et mise à jour chaque année des dossiers universitaires pour chaque interne (validations de stage / séminaires ; correspondances et attestations diverses – interCHU …)

  • tous les 6 mois (début de semestre, soit courant novembre puis mai), participation à la préparation de la prochaine Commission d’Evaluation des Besoins (CEB) :

* recueil auprès de tous les internes de psychiatrie (par voie électronique) de leur projet d’affectation pour le semestre suivant (répartition classique, disponibilité, interCHU, année recherche, droit remords, fin de cursus …)

* transmission des données à la faculté
Plus d’informations sur toutes ces démarches et modalités de l’internat sur le site internet
LA THESE :

Modalités soutenances thèses et infos complémentaires : cf site internet
INTER REGION : (dossier sur « X »)
(Coordonnateur : Pr Thomas)

MEMOIRES fin DES

organisation avec le Pr. THOMAS des soutenances des mémoires terminaux du DES de psychiatrie – inter région Nord-Ouest (Lille, Amiens, Caen, Rouen), à savoir :

  • information aux étudiants concernés de chaque région (collecte des coordonnées auprès des secrétariats des différents responsables régionaux) + professeurs + facultés.

  • point avec chaque interne lillois sur leur dossier universitaire (validations séminaires + stages)

  • réception et enregistrement des mémoires + établissement de la liste détaillée (thème mémoire + directeur) des candidats pour constitution des sous jurys

  • élaboration et envoi du programme de la session aux professeurs + candidats

  • contacter les facultés des différentes régions pour obtenir les dossiers des candidats

  • préparation des PV des 4 facultés pour la session

  • après la session : élaboration récapitulatif / transmission résultats candidats + PUPH / envoi des PV originaux aux facultés concernées.


AGREMENT TERRAINS DE STAGE

  • Réception puis transmission aux services compétents (Mme BEUGNEZ, bureau des spécialités médicale, fac : 03 20 62 76 53) des avis des Prs THOMAS ou VAIVA sur le renouvellement d’agrément des terrains de stage du DES de psy

  • archivage


INTERNES 

  • principal contact des internes de spécialité

  • prise de RV pour les Prs Thomas (coordination inter régionale – RV le lundi matin) et Vaiva (coordination locale – RV le vendredi matin)

  • réception, traitement et archivage des demandes diverses (stage interCHU, droit remords, dispo…)



DESC Addictologie

Responsable à Lille : Pr Cottencin

Cf site internet
DESC Pédopsychiatrie

Responsable à Lille : Pr Delion

Cf site internet

FORMATION MEDICALE CONTINUE
DU psychiatrie clinique et thérapeutique (contact fac : Mme Fourrier 03 20 62 68 65) Responsable : Pr. VAIVA

  • élaboration dossier reconduction habilitation (annuel, vers février mars)

  • élaboration du planning des enseignements (intervenants internes et extérieurs)

  • courriers divers …..

  • organisation examen écrit en juin pour étudiants de 2e année (date à prévoir vers janvier/février !)/ transmission des copies aux professeurs pour correction / centralisation et transmission à la fac des résultats

  • organisation soutenances mémoires terminaux (3e année) : idem organisation mémoires DES + sollicitation médecins pour constitution jurys

  • vérification et envoi des propositions de rémunération

  • interface avec la faculté + candidats

  • archivage


DIU santé mentale dans la communauté – contact : CCOMS, Mme Robin : 03.20.43.71.00

Responsable : Pr Vaiva

  • élaboration dossier habilitation

  • courriers divers (inscriptions …)

  • participation organisation logistique session lilloise (locaux, repas…)

  • vérification et envoi des propositions de rémunération

  • interface CCOMS Dr Roelandt / faculté

  • archivage


Projet de création DU psychiatrie et justice

Responsable : Pr Thomas

  • élaboration dossier habilitation

  • participation élaboration programme + organisation logistique (locaux)

  • gestion complémentaire de cet enseignement à prévoir suffisamment d’inscriptions


DU Stress Anxiété / DU TCC

Responsable : Dr Servant

+ Autres DUs

Gestion des feuilles d’émargement du DU TCC pour les internes (qui fait office de séminaire d’approfondissement dans le cadre du DES)

Cf sites internet fontan + faculté
Autres

Participation aux enseignements du DU de Formation Médicale Continue (géré par le Pr Glantenet / contact : Martine Warembourg) Responsable pour les cours de psy : Pr Vaiva

Programme et infos complémentaires : site internet

BIBLIOTHEQUE – NB : disparition de la bibliothèque fin juillet 2012 !


  • Réception /enregistrement/classement des :

  • revues médicales

  • EMC

  • livres

  • mémoires et thèses

  • Gestion emprunts livres / mémoires / thèses

  • Aide à la recherche bibliographique (médecins / internes)
    Photocopies / Numérisation / Commande d’articles pour l’ensemble du pôle de psy



Procédure de commande d’articles via la BU (prêt entre bibliothèques = PEB)

Contact fac : Mme Roger Tel : 03 20 62 35 81 / Fax : 03 20 62 35 82 - peb@univ-lille2.fr

Pour commander un article ou une thèse, envoyer une demande par mail à Mme Roger avec les références détaillées de l’article + l’identifiant Sudoc Web du service (0342101PB108)

Les infos sur le site de la BU

PLANNING DES SALLES
Attention à la proximité bureau / salles de cours !!

Détail des activités :

    • gestion planning d’occupation des salles de Fontan dans OUTLOOK (collaboration avec l’ensemble des secrétaires du pôle de psy mais principal contact sur le CHR et ce quel que soit l’objet de la réservation : DG, extérieurs, internes … )

    • interface avec les occupants (proximité bureau / salles) : accueil (forcé !) et orientation des différents publics fréquentant les salles

    • GESTION DU MATERIEL  +++++ faisant fonction d’appariteur pour toutes les salles : Raviart / Nayrac / salles d’enregistrement vidéo (installation +++, rangement, gestion des problèmes techniques, commande et contact maintenance …)

A noter qu’un mode d’emploi est mis à disposition dans chaque local, veiller à NE PAS répondre systématiquement à toutes les demandes !!

ASSOCIATION PSY 3000 (Pr Thomas)
sera gérée par Monique Seweryn, secrétaire du Pr. Thomas au SMPR.

Organisation des réunions des membres de l’association

Aide organisation congrès : 1 en cours d’organisation pour le 14 mai 2013 au Grand Palais

ACTIVITES DE PSYCHIATRIE DE LIAISON
Activités de secrétariat plus « classiques »

Equipe composée de :

  • 1 PH

  • 9 psychologues (au lieu de 6 psychologues en 2005)

  • 2 internes

  • 2 IDE

  • 0,5 ETP secrétariat accordé – au moins 0,8 ETP nécessaire


Accueil / information / orientation :
Activité téléphonique : réception, orientation, prise et suivi de messages

  • communications extérieures (essentiellement pour les psychologues de l’équipe et le Dr. BOULOGNE), les demandes de liaison étant traitées par les infirmiers.

  • prise en charge ponctuelle des demandes de consultations internes en cas d’absence


Traitement et saisie des courriers :
Actuellement : environ 1 courrier / 3 consultations + courriers consultations Dr BOULOGNE
Procédure d’enregistrement des courriers de liaison dans SILLAGE RV
(création des consultations internes)



  1. Se connecter sur l’UF7109 (psy liaison)

  2. Une fois sur la page du dossier patient, il faut créer la consultation de liaison pour pouvoir enregistrer le courrier sous le bon séjour (+accéder au bon fond de page et éviter le doc sans séjour) Pour cela :


cliquer sur le cadre « responsabilités médicales » puis « nouvelle consultation »



  1. Sélectionner les paramètres de la consultation (cf date précisée sur le dossier) et cliquer sur « créer »



Une boite de dialogue s’ouvre pour vous demander confirmation de la création de la consultation : cliquer sur « OK »


  1. Une fois votre consultation créée, la procédure est la même que pour les autres courriers.
    A noter que le fond de page est « FAD_LIAISO »



Gestion des dossiers médicaux :
Recueil des bilans d’activité et mise en forme (tableaux, graphiques) – cf dossiers années précédentes dans « X »

Archivage des dossiers patients / courriers et documents
Prise en charge du planning du Dr Boulogne (Vaillant à compter du 01/11/12)
Gestion ponctuelle de ses consultations sur Fontan en collaboration avec l’équipe des consultations (convocations, gestion dossiers)

Gestion ponctuelle de ses consultations de liaison (neurostimulation …)
Activités diverses
Recueil, traitement et archivage des documents relatifs à l’activité de l’unité (congés, formation…)

Organisation, participation et saisie des comptes rendus des réunions d’équipe  (fréquence : 1 tous les 2 mois

Gestion commandes matériel (en collaboration avec la cadre de santé, Mme RIGBOURG)





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