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Projet FIDES – Facturation des séjours


Foire aux questions (FAQ) sur l’intégration de DEFIS
dans le système d’information hospitalier



Document à destination des éditeurs de logiciels hospitaliers de facturation des séjours


L’objectif de ce document est d’apporter des réponses aux principales questions posées par les éditeurs de logiciel de facturation des séjours hospitaliers relevant du cahier des charges sur l’intégration de DEFIS.
Les questions sont adressées à l’adresse e-mail suivante : defis@atih.sante.fr.


Version 0 du 21 juin 2011


Sommaire


1. REMPLISSAGE DE VID-HOSP 3

2. FLUX DE FACTURATION 4

3. Flux médico-administratif 8


1.REMPLISSAGE DE VID-HOSP



Dans le fichier VIDHOSP en entrée de DEFIS :


Question

Réponse

« Hospitalisation d’un nouveau-né près de la mère » :

  • Cet indicateur doit-il être renseigné dans le dossier de la mère ou de l’enfant ?

  • S’agit-il du cas d’un enfant hospitalisé car il a des ennuis de santé (et qui fera l’objet d’une facture individuelle) ou bien le cas d’un enfant qui reste au chevet de sa mère à la maternité (cas normal) ?



  • A renseigner dans le dossier de l’enfant


  • C’est le cas d’un enfant qui reste au chevet de sa mère à la maternité (cas normal)

« Hospitalisation pour prélèvement d’organe » :

  • S’agit-il du cas des donneurs vivants ou bien du cas d’un prélèvement sur personne décédée ?

  • Comment remplir les rubriques « nombre de disciplines de prestations » et les suivantes (DMT, MT, date de début de séjour, date de fin de séjour, prix unitaire, base de remboursement, taux applicable à la prestation et montant remboursable par la caisse) ?



  • C’est le cas d’un prélèvement sur personne décédée en dehors de l’établissement et admise pour la réalisation du prélèvement

  • Ces informations doivent être remplies pour tous les dossiers

Nous avons testé DEFIS avec les petits fichiers livrés. Nous avons une erreur signalée sur le fichier VIDHOSP portant  sur ces rubriques. En pointant le contenu de ce fichier on s’aperçoit que dans la rubrique DMT, il y a la valeur « GHS ». 

La correction sera intégrée dans la version 0.2 (livrée en mars 2011)

Comment faire pour regrouper sur une même facture la part AMO et CMUC ? Comment doit-on remplir VIDHOSP pour facturer ce type de
dossier ?

Positionner « Top éclatement des flux par l’établissement » à blanc et renseigner dans la zone « DMT » les informations de prise en charge du TJC

Suppression abusive de la valeur 9 (autres situations) pour la zone « Motif de non facturation à l’assurance maladie »

Sujet en cours d’instruction



2.FLUX DE FACTURATION

2.1.Numérotation des titres et des lots B2




Question

Réponse

DEFIS va-t-il numéroter les Titres ?

Oui

Est-il prévu un paramétrage spécifique dans DEFIS pour gérer la numérotation et sur quel principe ?

  • Tranche de numérotation spécifique ?

  • Gestion du double exercice sur une période complémentaire ?

  • Notion exercice en cours. Lorsque l’exercice N sera clôturé, comment DEFIS saura t-il numéroter les dossiers de l’exercice N sur les tranches de numérotation de N+1 ?

Exemple : Courant janvier 2011, tant que 2010 n’est pas clôturé les dossiers 2010 continuent à être facturés et les pièces numérotées sur 2010. En principe, courant janvier 2011, l’établissement procède à la clôture comptable de 2010. Toutes les factures des dossiers portant sur des séjours (idem pour les ACE) de 2010 seront numérotées et imputées sur 2011

Oui. Cf. document ci-joint : qui sera intégré dans les prochaines versions des cahiers des charges ACE et séjours

Dans quelle version DEFIS ce paramétrage et la numérotation des titres seront ils disponibles

Cette numérotation des titres sera disponible dans la version 0.3 (livrée en juin 2011)


2.2.Période complémentaire et dossier à cheval sur 2 exercices



Rappel M21 : Pendant la période complémentaire, l’établissement de santé peut-être amené à facturer sur 2 exercices.

  • Exercice en cours = année N

  • Exercice suivant = année N+1


Un titre de recette, et par extension la facture auquel il se rapporte, ne peut être à cheval sur 2 exercices conformément à la M21.


Question

Réponse

Comment vont se présenter les factures DEFIS pour les dossiers à cheval sur
2 exercices (GHS forfaitaire, prestation EXH …)

Point en cours de validation (Comité projet du 22 juin 2011)


2.3.Facture Unique AMO / CMUC




Question

Réponse

Rappel du cahier des charges sur la facturation des séjours à destination des éditeurs Version 02, page 21 : « Il faut noter que dans le cas d’un patient bénéficiant de la CMUC gérée par le régime général, il ne doit pas y avoir d’éclatement à la source. Le top éclatement à la source ne doit pas être positionné et les variables concernant la facturation en TJP doivent l’être. D’autre part la facturation patient ne devra pas être réalisée elle sera entièrement gérée par la télétransmission. » : Quelle part facturation patient ? Ne s’agit’ il pas plutôt de la part TM CMUC ?

Tout à fait


2.4.Modalités de prise en charge des MO et DMI





Question

Réponse

Confirmez-vous qu’il n’y aura pas de TM sur les MO et DMI ?

Oui


2.5.Règles de calcul sur la partie TM sur la base du TJP





Question

Réponse

Dans le cahier des charges sur la facturation des séjours à destination de l’ATIH et de l’AMO : la règle GHS-003 laisse supposer une modification de l’exonération du TM dans le cas d’un séjour  > 30 jours dans le cas de 2 GHS consécutifs de plus de 30 jours. D’une manière plus générale, confirmez-vous que toutes les règles de facturation actuelles sur la partie TJP sont pérennes et maintenues ?

Oui


2.6.Facturation des IVG





Question

Réponse

Les IVG donnent lieu à des factures pro forma. Comment DEFIS pourrait traiter et facturer les IVG puisqu’ils ne peuvent donner lieu à de la B2 ?

Seules les IVG anonymes donnent lieu à des factures pro forma ; les autres IVG doivent produire des factures B2.


2.7.Flux NOEMIE en Entrée de DEFIS





Question

Réponse

La description du flux décrit dans le cahier des charges correspond exactement au format des lignes NOEMIE du cahier des charges NOEMIE PS. Cela semblerait vouloir dire qu’après exploitation par les applications Administratives des retours NOEMIE (MAJ Base de Données applications Editeurs) il suffirait de mettre à disposition en l’état ces mêmes fichiers NOEMIE (archivage répertoire tampon, ou appel Webservice) à DEFIS et gérer, le cas échéant, les erreurs en sortie.

  • Pouvez-vous confirmer ce fonctionnement et préciser les codes erreurs de l’interface NOEMIE ?


  • Pouvez-vous confirmer qu’il n’y aura pas de paiement partiel et que les factures seront forcément payées en totalité. ?



  • C’est bien le mode de fonctionnement prévu. La diffusion de la liste des codes d’erreurs de l’interface NOEMIE est prévue pour la version 0.3 (livrée en juin 2011)

  • Il n’y aura pas de paiement partiel


2.8.Flux de factures en sortie de DEFIS





Question

Réponse

Pourra t’on exploiter directement les fichiers de factures B2, au moins en lecture car il avait été dit lors des précédentes réunions que les éditeurs n’auraient pas accès aux fichiers B2 ?

Oui mais en lecture seule : vous ne devez en aucun cas modifier / altérer les fichiers produits par DEFIS.

Si on peut intégrer les factures dans le logiciel administratif-facturation directement à partir des fichiers B2, le fichier FACT_SYNT.TXT peut être très succinct, voir inutile.


3.Flux médico-administratif

3.1.Fonctionnement de DEFIS





Question

Réponse

Lorsque DEFIS (à l’écoute) met à jour sa base de données à partir des informations médico-administrative reçues de différentes applications (avant la validation dans DEFIS), jusqu’où va cette intégration ? Si on fait un parallèle avec l’existant, va-t-elle jusqu’au groupage ? Ou une tentative de chaînage ? Ou jusqu'à la valorisation MAT2A ? En fait s’arrête-t-il juste avant l’émission de la facture ?

La phase d’intégration des flux se limite au contrôle de formats.

Les erreurs décrites en annexe sont-elles uniquement issues de cette intégration, c'est-à-dire avant l’émission des factures ?

Les erreurs décrites en annexe correspondent à la phase d’intégration des flux qui est la principale fonctionnalité de la version 0.1. Cette annexe sera enrichie au fur et à mesure des livraisons de nouvelles version de DEFIS et tiendra compte des nouvelles fonctionnalités.

Comment les applications savent-elles que la validation DEFIS a eu lieu ? Il n’y a pas de description d’une interrogation possible de l’information « ETAT de la Facture » par les applications émettrices. Il semble cohérent de bloquer la « dé validation DIM » d’un séjour une fois que la facture est Validée dans DEFIS ou au moins d’alerter vivement l’utilisateur. En tout cas de mettre des niveaux de contrôle croissants dans les applications émettrices, entre un état de la facture à 0 « non validée » et un état à 4 « scellée ».

La possibilité d’interroger DEFIS sur l’état de la facture sera proposée dans la version 0.3 (livrée en juin 2011)

Concernant l’état de la facture, est-il envisagé une fonction de « Dé Validation » de la facture tant que l’état de la facture est à 1 ?

Oui


3.2.Solution en mode « Répertoires tampons » (fichiers plats)



Pour le flux médico-administratif des RSS groupés par exemple, on peut envisager un dépôt au fil de l’eau (qui est l’une des exigences formulées dans le cahier des charges des séjours à destination des éditeurs de logiciels de facturation hospitalière), c'est-à-dire au moment de la « Validation du RSS par le DIM ». Cet évènement « Valider DIM » peut être traité par lot de RSS ou unitairement pour un séjour (dans certaines organisations d’établissements, on code le séjour puis on le valide).
Dans le cas où l’on dépose un fichier plat par RSS groupé, on risque de générer un très grand nombre de fichiers dans le répertoire Tampon. La vérification de l’intégration des flux risque de ne pas être aisée pour les établissements. De plus dans ce cas, on peut avoir un risque d’engorgement dans le traitement de l’intégration des fichiers par DEFIS.



Question

Réponse

Les fichiers, une fois déposés, sont-ils modifiables par le logiciel émetteur ? C'est-à-dire peut-on ajouter des RSS groupés tant que le fichier .arl n’a pas été déposé par DEFIS par exemple ? Ce qui réduirait le nombre de fichiers à traiter.

Les fichiers ne doivent pas être modifiés

Où peut-on trouver le suivi des fichiers non intégrés dans DEFIS ? Sauf erreur, seule la visualisation des flux intégrés semble être disponible dans le logiciel. Quid des fichiers non intégrés, comment visualiser les erreurs autrement qu’en ouvrant chaque fichier arl ?

Nous prévoyons de réserver un dossier « fichiers intégrés » destinés à contenir les fichiers intégrés avec succès. Les fichiers non intégrés demeurant dans le dossier tampon d’origine.

En ce qui concerne le nommage des fichiers plats, le numéro séquentiel de flux [NNNN] doit être compris comme étant incrémenté quand deux fichiers sont générés dans la même seconde. Confirmez-vous cela ? 

Oui


3.3.Questions générales




Question

Réponse

Le fichier HOSP-PMSI disparaît du circuit de production des fichiers PMSI. En effet, il est devenu inutile puisque le RSS groupé contient à la fois le RSS et le n° administratif. Confirmez-vous cela ?

Oui

Les FICHCOMP concernant les prélèvements d’organes et les DIP ne sont pas décrits. Comment ces activités seront-t-elles valorisées pour les établissements de santé ?

Le FICHCOMP DIP figure bien dans la description des interfaces (flux n°5). Les prélèvements d’organes (PO1 à PO9) font l’objet d’un recueil FICHCOMP. Nous mettrons à jour la documentation dans la version 0.2 (livrée en mars 2011)

Si le site gère un RSS par séance (chimio, radiothérapie…) mais regroupe plusieurs séances sur un dossier administratif, cela entraînera-t-il un rejet de DEFIS ou cela sera-t-il valorisé comme c’est le cas aujourd’hui ?

Sujet en cours d’instruction

Dans le cahier des charges des règles de facturation des séjours à destination de l’AMO et de l’ATIH, le champ HAD entre dans le périmètre de l’expérimentation. Dans le document « Description des interfaces » les flux médico-administratifs concernant les RPSS ne sont pas décrits. Comment faut-il comprendre cela ? Le HAD sera-t-il impacté dans un second temps ?

Le champ HAD entre dans le périmètre de l’expérimentation mais ne sera pris en charge par DEFIS que dans un second temps.




12624.doc Facturation Individuelle Des Etablissements de Santé

01/02/2018 publics et privés d’intérêt collectif

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