Manuel de comptabilité hospitalière








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Projet 3COH
Manuel de comptabilité hospitalière


Manuel de comptabilité hospitalière


  1. Introduction

  2. Organisation du système

  3. Règles d’évaluation et de comptabilisation des actifs, des passifs, des charges et des produits

  4. Fonctionnement des comptes

Classe 1 : comptes de capitaux

Classe 2 : comptes d’immobilisations

Classe 3 : comptes de stocks

Classe 4 : comptes de tiers

Classe 5 : Comptes financiers

Classe 6 : Comptes de charges

Classe 7 : Comptes de produits

  1. Nomenclature des comptes


Annexes


  1. Familles et sous-familles de stock

  2. Nomenclature des biens immobilisés

  3. Nomenclature des actes médicaux et paramédicaux



  1. Introduction

Inspiré du Système Comptable Financier (SCF, loi no 07 du 25/11/2007), le système comptable des hôpitaux a été spécifiquement développé pour les besoins des établissements hospitaliers algériens dans le cadre du projet de «  mise en œuvre d’un système informatisé de comptabilité de gestion au sein des hôpitaux ».

Le présent document précise notamment le fonctionnement de certains comptes spécifiquement utilisés dans le secteur des hôpitaux publics. Le plan des comptes complet est donné en annexe.

Il faut rappeler cependant que, dans le logiciel 3COH, la grande majorité des écritures comptables sont produites de façon automatique par le système. De ce fait, l’utilisateur « ordinaire » n’a, en général, nul besoin de connaître le fonctionnement des comptes. Il n’a pas non plus besoin d’avoir de connaissance en comptabilité.

Il est toutefois nécessaire que le comptable de l’établissement ait une excellente maîtrise des concepts et des techniques comptables, puisqu’il sera amené à

  • saisir des écritures (notamment des O.D. – opérations diverses -) ;

  • participer au « paramétrage » de certaines rubriques ayant un lien avec la comptabilité;

  • produire et analyser divers résultats, sous forme de journaux ou d’états de synthèse.

Le personnel comptable des hôpitaux, plus habitué à utiliser le système de comptabilité publique, est fortement invité à acquérir, notamment en suivant des formations appropriées, les notions de comptabilité générale indispensables pour la bonne utilisation du système 3COH.



2. Organisation du système

Le système de comptabilité hospitalière dénommé 3COH (lire « trico ») est constitué de trois (3) composants intimement imbriqués :

  • Comptabilité générale (ou « commerciale » ou « patrimoniale »)

  • Comptabilité budgétaire (ou « publique » ou « administrative »)

  • Comptabilité analytique (ou « comptabilité des coûts »)

Ce système est alimenté à partir de transactions saisies par des usagers, sur la base de pièces justificatives. Ces transactions sont saisies généralement dans des modules auxiliaires où elles sont enregistrées dans des journaux spécialisés (journal des entrées en stock de médicaments, journal des factures d’achat de fournitures de bureau, journal des acquisitions de biens immobilisés, …). En général, ces transactions sont accompagnées de leur distribution comptable qui est leur traduction comptable en termes de débits et de crédits de comptes.



En fin de période (de mois), ces distributions comptables sont centralisées dans le journal général au moyen du processus de centralisation. Le service de la comptabilité est responsable de ce processus. Ce même service est tenu de saisir les O.D. (opérations diverses de corrections, écritures d’inventaire, de provisions, …) au moyen du module central de COMPTABILITÉ GÉNÉRALE.


  1. Règles d’évaluation et de comptabilisation des actifs, des passifs, des charges et des produits

3.1. Principes généraux

3.1.1. Comptabilisation des actifs, des passifs, des charges et des produits

3.1.1.1. Un élément d’actif, de passif, de produit, de charge est comptabilisé dès lors que :

      • il est probable que tout avantage économique futur qui lui est lié ira à l’établissement ou en proviendra;

      • l’élément a un coût ou une valeur qui peut être évalué de façon fiable.

Les transactions concernant des actifs, des passifs, des capitaux propres, des produits et des charges doivent être enregistrées en comptabilité. Une absence de comptabilisation ne peut être justifiée ou corrigée par une information narrative ou chiffrée d’une autre nature, telle qu’une mention en annexe.

3.1.1.2. Les résultats des activités ordinaires provenant de la vente de biens doivent être comptabilisés lorsque les conditions suivantes sont satisfaites :

      • l’établissement a transféré à l’acheteur les risques et avantages importants inhérents à la propriété des biens;

      • l’établissement ne continue ni à être impliqué dans la gestion, telle qu’elle incombe normalement au propriétaire, ni dans le contrôle effectif des biens cédés;

      • le montant des produits des activités ordinaires peut être évalué de façon fiable;

      • il est probable que des avantages économiques associés à la transaction iront à l’établissement;

      • les coûts encourus ou à encourir concernant la transaction peuvent être évalués de façon fiable.

3.1.1.3. Les produits provenant de ventes ou de prestations de service et autres activités ordinaires sont évalués à la juste valeur de la contrepartie reçue ou à recevoir à la date de la transaction.

Les produits provenant de l’utilisation par des tiers d’actifs de l’établissement correspondent

      • à des intérêts, comptabilisés en fonction du temps écoulé et du rendement effectif de l’actif utilisé;

      • à des loyers et redevances comptabilisés au fur et à mesure de leur acquisition en fonction des accords conclus.

3.1.2. Règles générales d’évaluation

3.1.2.1. La méthode d’évaluation des éléments inscrits en comptabilité est fondée en règle générale sur la convention des coûts historiques. Cependant il est procédé dans certaines conditions fixées et pour certains éléments à une révision de cette évaluation sur la base :

  • de la juste valeur (ou coût actuel);

  • de la valeur de réalisation;

  • de la valeur actualisée (ou valeur d’utilité).

3.1.2.2. Le coût historique des biens et marchandises inscrits à l’actif du bilan lors de leur comptabilisation est constitué, après déduction des taxes récupérables et des remises commerciales, rabais et autres éléments similaires :

  • pour les biens acquis à titre onéreux, par le coût d’acquisition;

  • pour les biens reçus à titre d’apport en nature, par la valeur d’apport;

  • pour les biens acquis à titre gratuit, par la juste valeur à la date d’entrée.

  • pour les biens acquis par voie d’échange, les actifs dissemblables sont enregistrés à la juste valeur des actifs reçus, et les actifs similaires sont enregistrés à la valeur comptable des actifs donnés en échange;

  • pour les biens ou services produits par l’établissement, par les coûts de production.


3.1.2.3. Le coût d’acquisition d’un actif est égal au prix d’achat résultant de l’accord des parties à la date de l’opération déduction faite des rabais et remises commerciaux, majoré des droits de douanes et autres taxes fiscales non récupérables par l’établissement auprès de l’administration fiscale ainsi que des frais directement attribuables pour obtenir le contrôle de l’actif et sa mise en état d’utilisation.

Les frais de livraison et de manutention initiaux, les frais d’installation, les honoraires de professionnels tels qu’architectes et ingénieurs constituent des frais directement attribuables.

Sont exclus du coût d’acquisition les frais généraux administratifs et les frais engagés à l’occasion de la mise en exploitation d’un bien immobilisé pendant la période intérimaire entre la fin de son installation (date d’arrêt du cumul des coûts d’entrée) et son utilisation à capacité normale.

3.1.2.4. Le coût de production d’un bien ou d’un service est égale au coût d’acquisition des matières consommées et services utilisés pour cette production augmenté des autres coûts engagés au cours des opérations de production, c'est-à-dire des charges indirectes qui peuvent être raisonnablement rattachées à la production du bien ou du service.

Les charges liées à une utilisation non optimale des capacités de production (sous-activité) sont exclues lors de la détermination du coût de production d’un actif.

3.1.2.5. Un établissement apprécie à chaque date de clôture s’il existe un quelconque indice montrant qu’un actif a pu perdre de la valeur. S’il existe un tel indice, l’établissement estime la valeur recouvrable de l’actif.

3.1.2.6. La valeur recouvrable d’un actif est évaluée à la valeur la plus élevée entre son prix de vente et sa valeur d’utilité.

Le prix de vente net d’un actif est le montant qui peut être obtenu de la vente d’un actif lors d’une transaction dans des conditions de concurrence normale entre des parties bien informées et consentantes, diminué des coûts de sortie.

La valeur d’utilité d’un actif est la valeur actualisée de l’estimation des flux de trésorerie futurs attendus de l’utilisation continue de l’actif et de sa cession à la fin de sa durée d’utilité.

Dans les cas ou il n’est pas possible de déterminer le prix de vente net d’un actif, sa valeur recouvrable sera considérée comme égale à sa valeur d’utilité.

Dans les cas ou un actif ne génère pas directement de flux de trésorerie, sa valeur recouvrable est déterminée pour l’unité génératrice de trésorerie à laquelle il appartient.

Une unité génératrice de trésorerie (UGT) est le plus petit groupe identifiable d’actifs qui génère des entrées de trésorerie largement indépendantes des entrées de trésorerie générées par d’autres actifs ou groupes d’actifs.

Des estimations, des moyennes et des calculs simplifiés peuvent fournir une approximation raisonnable des calculs détaillés nécessaires pour déterminer la valeur d’utilité ou le prix de vente net d’un actif tel que prévu dans le présent point.

3.1.2.7. Lorsque la valeur recouvrable d’un actif est inférieure à sa valeur comptable nette d’amortissement, cette dernière doit être ramenée à sa valeur recouvrable. Le montant de l’excédent de la valeur comptable sur la valeur recouvrable constitue une perte de valeur.

3.1.2.8. La perte de valeur d’un actif est constatée par la diminution dudit actif et par la comptabilisation d’une charge.

3.1.2.9. A chaque arrêté des comptes, l’établissement apprécie s’il existe un indice montrant qu’une perte de valeur comptabilisée pour un actif au cours d’exercices antérieurs n’existe plus ou a diminué. Si un tel indice existe, l’établissement estime la valeur recouvrable de l’actif.

3.1.2.10. La perte de valeur constatée sur un actif au cours d’exercices antérieurs est reprise en produit dans le compte de résultat lorsque la valeur recouvrable de cet actif redevient supérieure à sa valeur comptable.

La valeur comptable de l’actif est alors augmentée à hauteur de sa valeur recouvrable, sans toutefois pouvoir dépasser la valeur comptable nette qui aurait été déterminée si aucune perte de valeur n’avait été comptabilisée pour cet actif au cours des exercices antérieurs.

3.1.2.11. Après sa comptabilisation initiale en tant qu’actif, et sous réserve des dispositions prévues aux points concernant les réévaluations, une immobilisation corporelle ou incorporelle est comptabilisée à son coût diminué du cumul d’amortissements et du cumul des pertes de valeurs.

3.2. Règles spécifiques d’évaluation et de comptabilisation

3.2.1. Immobilisations corporelles et incorporelles

3.2.1.1. Une immobilisation corporelle est un actif corporel détenu par un établissement pour la production, la fourniture de services, la location, l’utilisation à des fins administratives et dont la durée d’utilisation est censée se prolonger au-delà de la durée d’un exercice.
3.2.1.2. Une immobilisation incorporelle est un actif identifiable, non monétaire et immatériel, contrôlé et utilisé par l’établissement dans le cadre de ses activités ordinaires.

Il s’agit par exemple de fonds commerciaux acquis, de marques, de logiciels informatiques ou autres licences d’exploitation, de franchises, de frais de développement d’un gisement minier destiné à une exploitation commerciale.
3.2.1.3. Conformément à la règle générale d’évaluation des actifs, une immobilisation corporelle ou incorporelle est comptabilisée en actif :


  • s’il est probable que des avantages économiques futurs associés à cet actif iront à l’établissement;

  • si le coût de l’actif peut être évalué de façon fiable.


3.2.1.4. Les principes suivants sont applicables pour regrouper ou séparer les actifs corporels :


  • les éléments de faible valeur peuvent être considérés comme entièrement consommés dans l’exercice de leur mise en service et par conséquent ne pas être comptabilisés en immobilisation;

  • les pièces de rechange et matériels d’entretien spécifiques sont comptabilisés en immobilisations corporelles lorsque leur utilisation est liée à certaines immobilisations et si l’établissement compte les utiliser sur plus d’un exercice;

  • Les composants d’un actif sont traités comme des éléments séparés s’ils ont des durées d’utilité différentes ou procurent des avantages économiques selon un rythme différent;

  • Les actifs liés à l’environnement et à la sécurité sont considérés comme des immobilisations corporelles s’ils permettent à l’établissement d’augmenter les avantages économiques futurs d’autres actifs par rapport à ceux qu’il aurait pu obtenir s’ils n’avaient pas été acquis.


3.2.1.5. Les immobilisations sont comptabilisées à leur coût directement attribuable, incluant l’ensemble des coûts d’acquisition et de mise en place, les taxes payées, et autres charges directes. Les frais administratifs et les frais de démarrage ne sont pas inclus dans ces coûts.
Le coût d’une immobilisation produite par l’établissement pour lui-même inclut le coût des matériaux, la main d’œuvre, et les autres charges de production.
Le coût de démantèlement d’une installation à la fin da sa durée d’utilité ou le coût de rénovation d’un site est à ajouter au coût de production ou d’acquisition de l’immobilisation concernée si ce démantèlement ou cette rénovation constitue une obligation pour l’établissement.
3.2.1.6. Les dépenses ultérieures relatives à des immobilisations corporelles ou incorporelles déjà comptabilisées en immobilisation sont comptabilisées en charge de l’exercice au cours duquel elles sont encourues si elles restaurent le niveau de performance de l’actif.
Si elles augmentent la valeur comptable de ces actifs, c'est-à-dire quand il est probable que des avantages économiques futurs, supérieurs au niveau original de performance, iront à l’établissement, elles sont comptabilisées en immobilisations et ajoutées à la valeur comptable de l’actif.
Les améliorations qui aboutissent à une augmentation des avantages futurs sont par exemple :


  • la modification d’une unité de production permettant d’allonger sa durée d’utilité ou d’augmenter sa capacité,




  • l’amélioration de pièces machines permettant d’obtenir une amélioration substantielle de la qualité de la production ou de la productivité de l’unité,




  • l’adoption de nouveaux processus de production permettant une réduction substantielle des coûts opérationnels antérieurement constatés.


3.2.1.7. L’amortissement correspond à la consommation des avantages économiques liés à un actif corporel ou incorporel est comptabilisé en charge à moins qu’il ne soit incorporé dans la valeur comptable d’un actif produit par l’établissement pour lui-même.
Les principes suivants sont appliqués :


  • Le montant amortissable est réparti de façon systématique sur la durée d’utilité de l’actif, en tenant compte de la valeur résiduelle probable de cet actif à l’issue de sa période d’utilité pour l’établissement et dans la mesure où cette valeur résiduelle peut être déterminée de façon fiable. La valeur résiduelle est le montant net qu’un établissement s’attend à obtenir pour un actif à la fin de sa durée d’utilité après déduction des coûts de sortie attendus. Cette valeur est le plus souvent insignifiante, sauf dans le cadre de certaines opérations particulières telles que par exemple les concessions ou les projets à durée déterminée.




  • Le mode d’amortissement d’un actif est le reflet de l’évolution de la consommation par l’établissement des avantages économiques de cet actif, mode dégressif ou mode des unités de production. Si cette évolution ne peut être déterminée de façon fiable, la méthode linéaire est adoptée.




  • l’amortissement linéaire conduit à une charge constante sur la durée d’utilité de l’actif;

  • le mode dégressif conduit à une charge décroissante sur la durée d’utilité de l’actif;

  • le mode des unités de production donne lieu à une charge basée sur l’utilisation ou la production prévue de l’actif;

  • le mode progressif qui conduit à une charge croissante sur la durée d’utilité de l’actif.


3.2.1.8. Le mode d’amortissement, la durée d’utilité et la valeur résiduelle à l’issue de la durée d’utilité appliqués aux immobilisations corporelles doivent être réexaminés périodiquement en cas de modification importante du rythme attendu d’avantages économiques découlant de ces actifs, les prévisions et estimations antérieures sont modifiées pour refléter ce changement de rythme.
Lorsqu’un tel changement s’avère nécessaire, il est comptabilisé comme un changement d’estimation comptable et la dotation aux amortissements de l’exercice et des exercices futurs est ajustée.
3.2.1.9. Les terrains et les constructions constituent des actifs distincts et sont traités distinctement en comptabilité même s’ils sont acquis ensemble, les constructions sont des actifs amortissables, alors que les terrains sont généralement des actifs non amortissables.
3.2.1.10. Si la valeur recouvrable d’une immobilisation devient inférieure à sa valeur nette comptable après amortissements, celle-ci est ramenée à la valeur recouvrable par la constatation d’une perte de valeur.
3.2.1.11. Une immobilisation corporelle ou incorporelle est éliminée du bilan lors de sa sortie de l’établissement ou lorsque l’actif est hors d’usage de façon permanente et que l’établissement n’attend plus aucun avantage économique futur ni de son utilisation ni de sa sortie ultérieure.
3.2.1.12. Les profits et les pertes provenant de la mise hors service ou de la sortie d’une immobilisation corporelle ou incorporelle sont déterminés par différence entre les produits de sortie nets estimés et la valeur comptable de l’actif et sont comptabilisés en produits ou en charges opérationnelles dans le compte de résultat.
Les mêmes règles sont applicables dans le cadre d’un abandon d’activités par l’établissement.
3.2.1.13. La durée d’utilité d’une immobilisation incorporelle est présumée ne pas dépasser 20 ans. Dans le cas d’un amortissement sur une durée plus longue ou d’une absence d’amortissement des informations spécifiques sont fournies dans l’annexe aux états financiers.
3.2.1.14. Des dépenses de développement ou des dépenses résultant de la phase de développement d’un projet interne constituent une immobilisation incorporelle uniquement si :


  • ces dépenses se rapportent à des opérations spécifiques à venir ayant de sérieuses chances de rentabilité globale;




  • l’établissement a l’intention et la capacité technique, financière et autre d’achever les opérations liées à ces dépenses de développement et de les utiliser ou de les vendre;




  • ces dépenses peuvent être évaluées de façon fiable.



3.2.1.15. Des dépenses de recherche ou des dépenses résultant de la phase de recherche d’un projet interne constituent des charges à comptabiliser lorsqu’elles sont encourues. Elles ne peuvent être immobilisées.
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