Programme Fonctionnel Général








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date de publication20.01.2018
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Programme Fonctionnel Général
Centre Hospitalier de Meaux


Procédure de Dialogue Compétitif

portant sur


Acquisition, mise en œuvre, suivi d’une solution logicielle d’archives médicales

Déménagement, Dématérialisation et

Stockage des dossiers médicaux


1. Contexte 4

1.1 Cadre général 4

2. Objet de la consultation 5

2.1 Descriptif du « Dossier Patient » (DP) 5

2.2 Descriptif du stockage actuel des DP 6

2.3 Descriptif du système d’information existant 6

2.4 Contenu du Dialogue compétitif 6

3. Expertise 9

4. Assurances - Garantie - Droit d’auteur et Droit de reproduction 10

4.1 Assurances 10

4.2 Garantie 10

4.3 Droit d’auteur et Droit de reproduction 10

5. Organisation de la phase de Dialogue 10

Précisions portant sur la phase de dialogue 10

6. Critères de sélection des candidats et Critères d’Attribution 11

6.1 Critères de sélection des candidats 11

6.2 Critères d’attribution 11

7. Eléments prévisionnels de planification de la consultation 11

8. Annexe 1 : DPOCH 12



1.Contexte

1.1Cadre général


De nombreux établissements se trouvent dans des situations délicates concernant la conservation de leurs «Dossiers Patients » (DP) en raison du manque de surface de stockage du coût élevé de cette activité (prix du foncier, personnel, …), des problèmes de traçabilité et d’accès aux dossiers, d’erreurs de classement, etc… . L’ensemble de ces paramètres conduisent certains établissements à modifier la gestion de leurs archives médicales en envisageant l’utilisation de nouvelles technologies telle que la numérisation de documents et/ou l'externalisation de l’entreposage de ces documents.

Le Centre Hospitalier de Meaux n’est pas exempt de ces problématiques auxquelles s’ajoute la difficulté conjoncturelle liée à la destruction prochaine (en mai 2010) de son Bâtiment « Archives 2002 » qui regroupe l’essentiel des dossiers patients dits « vivants ».

Aussi, l’établissement envisage à la fois la dématérialisation1 d’une partie de ses dossiers médicaux et la délocalisation de la totalité de ses archives en un lieu proche du Centre Hospitalier de Meaux.

Les documents numérisés devront, eu égard au respect dû aux documents originaux et au plan d’assurance qualité, rester fidèles, c’est-à-dire permettre de reconstituer toute l’information nécessaire aux usages auxquels le document d’origine est destiné, à savoir les médecins dans le cadre de leur activité quotidienne et les patients dans le cadre légal.

Ils doivent être aisément consultables et exploitables.

Par ailleurs, cette opération pourrait être élargie au Groupement Hospitalier du Nord-Est Francilien, particulièrement sur la partie « entreposage », s’agissant des archives de l’Hôpital de Lagny-Marne La Vallée.

2.Objet de la consultation


En raison de la complexité de l’opération à mener, à savoir :

. sélection et quantité des DP à numériser (identifier les DP éligibles à la numérisation, …),

. variété des documents à numériser (manuscrits, recto, recto-verso, A4, …),

. difficultés à évaluer précisément la quantité de travail à fournir (temps de préparation, de « scannerisation », de classement, …),

. traitement technique optimal à appliquer (norme de fichiers, couleurs,…),

. site d’entreposage des DP (entrepôt extérieur, construction sur site, gestion propre ou externalisée…),

. modalités d’entreposage des DP (palettes, rayonnages, autre, …),

. système d’information adapté (traçabilité, indexation, interface SIH, …),

le CH de Meaux lance la présente procédure de Dialogue Compétitif.

2.1Descriptif du « Dossier Patient » (DP)


Un Dossier Patient est unique et propre à chaque patient de l’Hôpital. Depuis 2002, il porte un numéro de DP (Dossier Patient) et un numéro de IPP (Identification Patient Permanent). Il est constitué d’une pochette kraft marron de format +A3 de 48,3 cm x 38,3 cm contenant une ou plusieurs pochettes de couleurs différentes selon qu’il s’agit du dossier transfusionnel, du dossier d’anesthésie, du dossier du patient contenant lui-même un jeu d’intercalaires reliés par une attache et scindant les spécialités. Les documents contenus dans le DP peuvent être manuscrits, dactylographiés, recto, recto-verso. Ils peuvent également nécessiter des manipulations particulières : dépliage, repliage, format atypique, agrafes, trombones,…

La description précise de la forme et du contenu du DP se trouve en Annexe 1 : DPOCH page 12 à 23.

Les normes légales de conservation du DP ne permettent pas à ce jour au Centre Hospitalier la suppression du support-papier. La numérisation ne se substitue pas à l’archivage papier mais permet de faciliter la consultation du DP.

2.2Descriptif du stockage actuel des DP


Les DP sont actuellement stockés  dans plusieurs bâtiments (listés ci-dessous) sur des étagères et selon un classement numérique. Sur le montant des étagères figure l’indication de la séquence des DP contenus sur les étagères.

La totalité des archives représente environ 8 km de linéaire  répartis sur 5 bâtiments de la façon suivante :

Le Centre Hospitalier de Meaux crée en moyenne 24 000 nouveaux DP par an et en détruit environ 10 000 par an.

Les DP sont composés d’une ou plusieurs pochettes kraft allant de 0,5 cm à 15 cm maximum.

Flux sortant (DP demandés par les services)  : 350 DP/jour en moyenne

Flux entrant (création de DP demandée par les services) : 95 DP/jour en moyenne

2.3Descriptif du système d’information existant


Le CH Meaux dispose, en production, des solutions suivantes :

  • Serveur d’identité : GIP de McKesson, accessible via interface HL7

  • Serveur de mouvements : GML de McKesson déployé dans toutes les unités de soins, accessible via HL7

  • La gestion du contenant des dossiers médicaux : GAR de McKesson depuis 1999, y compris pour les prêts dans les secrétariats

  • Serveur de résultats Medifile d’Agfa déployé dans toutes les unités de soins, pour les résultats biologiques et les comptes-rendus

  • PACS : Télémis pour l’imagerie médicale

  • La gestion des rendez-vous : Qplanner d’Agfa



2.4Contenu du Dialogue compétitif


Ce Dialogue Compétitif portera donc sur :

  • Le déménagement des dossiers patients papier actuels :

    • Urgent : les dossiers actifs (avant mai 2010) :

      • le bâtiment « Archives 2002 », sur le Site principal de St Faron2

      • l’IFSI (Institut de Formation des Soins Infirmiers3)

    • Peut faire l’objet d’une 2ème phase : les dossiers passifs (avant fin 2010)

      • le sous-sol du Cèdre, sur le Site d’Orgemont4

      • la chambre mortuaire, sur le Site de St Faron

      • le SMUR, sur le Site de St Faron

Ces locaux sont tous accessibles à des véhicules lourds (+/- 19 tonnes).

    Selon l’option retenue à l’issue du Dialogue Compétitif, le prestataire aura le cas échéant à démonter et à remonter les racks existants.

    Les précautions nécessaires devront être prises par le prestataire pour assurer la sécurité du traitement et du transport des DP (transport dédié, transport assuré par le prestataire lui-même, transport assuré par un tiers agréé par le CH Meaux, surveillance des camions, moyens de détection et d’extinction d’incendie, …)



  • La dématérialisation des dossiers médicaux papier :

    Le CH Meaux a effectué une première évaluation du volume des archives à numériser.

    Trois types d’archives coexistent au sein de l’établissement :

    . vivantes : plus d’une sortie dans les deux dernières années soit 50 000 DP qui sont à dématérialiser en priorité,

    . intermédiaires : une seule sortie dans les deux dernières années soit  : 54 000 DP qui seront soit numérisés, au même titre que les archives vivantes, soit numérisées au fil de l’eau selon la demande des services,

    . mortes (aucune sortie depuis quatre ans) qui ne seront pas numérisées a priori.

    Les archives vivantes et intermédiaires sont stockées dans le bâtiment « Archives 2002 » ainsi qu’à l’IFSI. Une partie des archives intermédiaires est stockée dans le bâtiment de la Chambre Mortuaire.

    Les archives mortes sont entreposées sur le site d’Orgemont et dans un local SMUR.

    Par ailleurs, il conviendra de prévoir  que le DP soit disponible à tout moment. Si la dématérialisation a lieu en dehors du site de l’Hôpital, le prestataire devra indiquer sous quel délai il est en mesure de le rendre disponible.

    Le local « Bâtiment 2002 » dispose d’une surface en « open space » de 400 m2 pouvant recevoir le matériel nécessaire à la numérisation.

    En outre, le prestataire devra décrire et évaluer financièrement :

    . la phase de préparation des DP : classement/remise en ordre et/ou en état des dossiers, élimination des documents inutiles, marquage éventuel pour faciliter le repérage et le contrôle (éventuellement par l’utilisation d’un système par code à barres)

    . le fichier de récolement informatique, au format Excel par exemple, permettant d’identifier très précisément les documents à numériser. Il fournit des éléments nécessaires au nommage, à l’indexation, au suivi du déroulement de la prestation et servant de base au bordereau de remise des produits réalisés

    . le contrôle de la numérisation (réunion de « calage » )

    La numérisation doit mener à la création d’un support d’information dont la qualité se maintiendra égale dans le temps.

    Enfin, il conviendra de décrire de quelle manière le prestataire assurera le respect de la confidentialité de la part des techniciens dédiés à l’opération de numérisation.



  • Le logiciel de gestion des dossiers médicaux :

    Aujourd’hui le CH de Meaux utilise le logiciel GAR de McKesson dont le suivi de la maintenance est strictement correctif. Il nous faut donc mettre en place un nouveau système d’information qui assurera  :

    • La gestion du contenant

      • Il s’agit de proposer une solution logicielle qui va permettre de gérer l’entreposage et l’archivage physique :

        • La localisation physique des dossiers

        • Le prêt et les mouvements des dossiers

        • La recherche, l’étiquetage

        • Le comptage, les tableaux de bord

    • La gestion du contenu du dossier numérisé

      • Il s’agit de proposer une solution logicielle qui va permettre de gérer :

        • La numérisation des éléments papier composant le contenu du dossier médical

        • L’indexation de ces éléments (le plus ergonomique possible et supprimant le risque d’erreur (attribution d’un document à un autre patient)

        • La recherche et la visualisation électronique du contenu pour les services de soins

    • A ces solutions logicielles peuvent être également proposés du ou des matériel(s) de stockage électronique et de numérisation, par exemple

    • Ces solutions devront répondre aux règles de fonctionnement en vigueur au sein du Centre Hospitalier (confidentialité, réglementation, pérennité des données, clause de restitution des dossiers papiers et numérisés (payant, pas payant, …)

    • L’intégration avec le système d’information sera prise en compte

    autant pour la partie actuelle :

      • Serveur d’identité et de mouvements

      • Serveur de résultats

    que pour la partie future :

    à savoir le DPI (Dossier Patient Informatisé) actuellement en cours d’achat.

    • Parmi les acteurs concernés par ces logiciels :

      • le personnel du SDP (Service Dossier Patient) 

      • le service Informatique

      • les secrétaires médicales

      • les médecins

      • les soignants



  • Le stockage :

    L’établissement envisage de délocaliser ses archives soit sur un site de l’hôpital soit sur un site externe. C’est pourquoi, à ce stade du marché, le stockage est proposé en tranche optionnelle.

    L’externalisation comprenant 2 variantes :

      • uniquement la location d’un local adapté s’appuyant sur une gestion hospitalière, avec la possibilité de doubler la capacité demandée par le seul CH Meaux et y intégrer à terme les archives du CH Lagny.

      • la prise en charge complète de l’externalisation par un prestataire : temps de livraison d’un dossier patient papier sur les sites, capacité à scanner et à transmettre un dossier numérisé (temps de scannérisation, de transmission, chiffrement, …)



    Les problématiques liées à :

      • la situation géographique du local (mobilité géographique des agents)

      • au bâtiment : hauteur, volume d’archivage (permis cariste), gardiennage, assurances

      • aux dispositifs de sécurité mis en place à bord des véhicules de transport des DP et ceux au sein du local loué : surveillé, fermé à clés, sous alarme, condition de température et d’hygrométrie, d’assurance, possibilité de visite de contrôle par le CH Meaux, …

    devront être exposées.

    Enfin, durant l’opération de numérisation et de déménagement, le SDP (Service Dossier Patient : Archives) doit être en mesure de fonctionner normalement.

3.Expertise


    Le candidat, en fonction des chiffres communiqués, des visites sur site et de son expérience, proposera au terme du dialogue la solution qui lui paraît la mieux adaptée aux besoins du CH de Meaux.

    Il a un rôle de conseil notamment sur :

    . le déménagement et sur la phase intermédiaire (libération des locaux « Archives 2002 » et IFSI pour démolition fin mai 2010)

    . l'organisation de la fonction « scannérisation » auprès des secrétariats et/ou au SDP
    (flux, …), modalités du stockage physique (classification, code-barres, …), matériels (scanner, serveur, …), …

    . le rôle de l’éventuel atelier de numérisation interne (en petite quantité)

    Le prestataire indiquera entre autres, au vu de la composition du DP, si la numérisation se fera par simple page ou double page, s’il est utile de numériser les pages blanches.


4.Assurances - Garantie - Droit d’auteur et Droit de reproduction

4.1Assurances


Le prestataire devra indiquer

. l’assurance qu’il a contractée pour assurer les risques et les dommages pouvant survenir dans le cadre de l’opération de numérisation au préjudice du CH Meaux

. ainsi que le dédommagement qui sera dû par lui s’il abîme ou perd les documents qui lui sont confiés

4.2Garantie


Le prestataire devra indiquer l’éventuel délai de conservation par lui des images numérisées et de leur modalité de destruction passé le délai de conservation contractuel.

4.3Droit d’auteur et Droit de reproduction


Le prestataire n’acquiert pas de droit d’auteur sur les images numériques qu’il produit et doit garantir la confidentialité des informations ainsi portées à sa connaissance et la non-diffusion de quelque manière que ce soit desdites images.

Il s’engage également à ne pas utiliser de technologies qui empêcheraient ou limiteraient la reproduction ultérieure des fichiers numériques par le CH Meaux.

5.Organisation de la phase de Dialogue

Précisions portant sur la phase de dialogue


Comme cela est précisé dans l’avis d’appel public à concurrence (AAPC), la phase de dialogue proprement dite pourra comprendre plusieurs phases avec sélection, à l’issue de chaque phase, des candidats répondant le mieux aux besoins décrits dans le programme fonctionnel.

Il est apparu nécessaire d’informer d’ores et déjà les candidats sur l’organisation du dialogue et/ou sur le fait que les établissements se réservent le droit d’éliminer des candidats à l’issue ou au cours de chacune des phases.
A.Phase Auditions

Des réunions thématiques sont prévues à l’issue de la sélection sur dossiers qui viseront à approfondir certains thèmes jugés majeurs. Ces réunions, auxquelles participeront les acteurs du groupe de dialogue , se dérouleront de Septembre à Novembre 2009.
B.Phase Visites de sites

Il sera demandé aux candidats restant en lice, d’organiser une visite de site suivant des modalités qui seront précisées ultérieurement.

Ces visites de site pourront se dérouleront en Novembre 2009.

6.Critères de sélection des candidats et Critères d’Attribution

6.1Critères de sélection des candidats


Voir le règlement de la consultation

6.2Critères d’attribution


Voir le règlement de la consultation


7.Eléments prévisionnels de planification de la consultation



Les auditions comporteront a minima une présentation de la solution proposée par le candidat, et une phase de tests dans les conditions réelles de production (étalonnage de la chaîne de numérisation, niveau de résolution, format informatique du fichier, type et taux de compression, cadrage, post-traitement d’images, images assemblées, métadonnées internes/externes, indexation, …

Le CH Meaux prévoira s’il le juge nécessaire, des auditions intermédiaires afin d’aborder des questions diverses.
= Début de l'opération : janvier 2010

(Destruction du Bâtiment "Archives 2002" fixée à fin mai 2010)

= Durée prévisionnelle des prestations : 5 ans

8.Annexe 1 : DPOCH




Tome

ABREVIATIONS

DP dossier patient

SDP service du dossier des patients

CRA compte rendu d’anatomo-pathologie

CRO compte rendu opératoire

CRH compte rendu d’hospitalisation

UF unité fonctionnelle

EFS établissement français du sang

GIP gestion identification patient

NSA numéro séquentiel d’archivage

IPP numéro d’identification permanent du patient
SOMMAIRE
I - RECOMMANDATIONS 2

1 - Résultats de laboratoire 2

2 - Imagerie 3
II - COMPOSITION ET CLASSEMENT DU DP 4

1 - Page de garde 4

2 - Fiche identification patient 6

3 - Derrière fiche identification 7

4 - Intercalaires 7

5 - Dossier anesthésie 8

6 - Dossier transfusionnel 8

III - OUVERTURE ET FERMETURE DU DP 9

1 - Arrivée du patient 9

2 - Sortie du patient 9/10

3 - Résultats examens complémentaires 11

4 - Après la sortie 12

5 - Cas des gros dossiers 12
La version ad integrum est à consulter

sur le logiciel documentaire (GED)
1


I – RECOMMANDATIONS
Afin de limiter le volume des dossiers,

il est recommandé :
1 - RÉSULTATS DE LABORATOIRE
Seule la dernière feuille éditée en présentation

cumulée, de chaque laboratoire (hématologie et biochimie)

est conservée et annexée au compte-rendu d’hospitalisation

(évitant le recopiage).
Les résultats non conservés peuvent être remis aux patients

ou détruits par le biais des broyeurs mis prochainement

à la disposition des services.
Sont conservés dans le dossier :
 les examens réalisés à l’extérieur

 les résultats non-consultables sur le serveur MEDIFILE

(mais conservés par les laboratoires du C.H) :

sérologie HIV, biologie moléculaire, examens de microbiologie

et immunologie antérieurs à janvier 2007.

2

2 – IMAGERIE


TYPE D'EXAMENS

D'IMAGERIE

A CONSERVER

DANS LE DOSSIER

A RENDRE

AU PATIENT

Tous les examens

non stockés à

l'hôpital :

- radiographies

conventionnelles

- échographies

- examens réalisés

à l'extérieur

les examens

réalisés pendant

l'hospitalisation

Les examens

réalisés en dehors

de l'hospitalisation

Les examens

numérisés et

stockés à l'hôpital :

- IRM

- Scanners

 s'ils sont

nécessaires à la

continuité de la

prise en charge

du patient

 S'ils ne sont

pas nécessaires

à la continuité de

la prise en charge

du patient



3

II – COMPOSITION ET CLASSEMENT DU DP
1 - PAGE DE GARDE

(copie de la page de garde du Dossier Patient)

4

2 colonnes

« Unité fonctionnelle » :

inscrire en toutes lettres le nom du service

(et non son code UF).

« Date d’ouverture» :

inscrire la date d’entrée pour le service et le tome
Un cadre pour le numéro du tome
Un cadre pour la date de clôture du tome
2 encarts pour noter,

le cas échéant, la date de création d’un dossier

d’anesthésie et/ou de transfusion
Un emplacement destiné

à recevoir l’étiquette GIP

(nom, prénom, date de naissance du patient,

numéro IPP, NSA)

Les dates précises des séjours (dates d’entrée et de sortie)

sont notifiées sur l’intercalaire propre à chaque service.

5

Chaque pièce du dossier doit comporter

l’identification du patient

et chaque écrit, daté, doit mentionner l’identité

du professionnel qui l’a réalisé.

2 - FICHE D’IDENTIFICATION DU PATIENT

Cette fiche, cartonnée bleue, recense tous les renseignements

d’ordre administratif du patient : état civil, couverture

sociale, personne de confiance…
Elle est élaborée dès la consultation avec au minimum :
- les 2 étiquettes fournies par le bureau des entrées

(petite étiquette comportant n° séjour + grande

étiquette avec nom et adresse)

- le numéro de téléphone du patient et le nom du médecin

traitant
Elle sera complétée par l’infirmière lors d’une éventuelle

hospitalisation et intégrée au dossier de soins.
L’authenticité des informations administratives recueillies

doit être garantie. Elles seront obligatoirement remises à

jour lors de chaque consultation ou séjour et les anciennes

détruites

6
3 - DERRIÈRE LA FICHE D’IDENTIFICATION BLEUE
Sont classés par ordre ante-chronologique

(le plus récent en premier) :
- les C.R.H. auxquels sont agrafés la dernière édition de

résultats de chaque laboratoire (biochimie et hématologie)

évitant le recopiage

- les C.R.O.

- les C.R.A. liés aux interventions chirurgicales

4 - SIX INTERCALAIRES (de couleur bleue)
Principes de base :

Elaboration de règles minimales permettant l’accès rapide

et simple aux informations par l’ensemble de l’équipe

soignante :

 classement chronologique (documents manuscrits) et

ante-chronologique (documents dactylographiés)

 chaque service structure sa partie de dossier comme il

le souhaite en produisant au verso de son intercalaire le

protocole de classement retenu. Y figurent :

- l’intitulé du service

- le nombre de sous-intercalaires utilisés

- et pour chacun, le libellé du contenu

7
5 - DOSSIER D’ANESTHÉSIE
Pochette verte de format A4, perforée et intégrée telle

quelle dans le DP. Elle contient les fiches de consultation

pré-opératoire et de suivi per et post-opératoires. Sa

date de création et une étiquette comportant l’identité du

patient et le numéro d’archivage du dossier doivent

figurer sur la page de couverture.

Il est amovible pour permettre son transfert au secrétariat

d’anesthésie avant l’intervention chirurgicale. Il est intégré

au DP lors de l’hospitalisation du patient.

6 - DOSSIER TRANSFUSIONNEL
Pochette rose de format A4, perforée et intégrée telle

quelle dans le DP. Sa date de création, une carte de groupe

et le numéro d’archivage du dossier doivent figurer sur

la page de couverture.

Il est amovible pour pouvoir suivre la commande de

produits sanguins labiles à l’EFS. Il est intégré au DP lors

de l’hospitalisation.
 Proscrire les agrafes aussi bien sur la pochette A3

qu’à l’intérieur du DP car chaque élément doit pouvoir

être extrait.

 Eliminer les éléments inutiles ou redondants :

feuilles blanches, planche d’étiquettes, enveloppes,

doubles du CRH (à détruire à l’aide de broyeurs), etc...

8

III - OUVERTURE ET FERMETURE DU DP

1 - A L’ARRIVEE DU PATIENT
La secrétaire médicale

 Demande la création du DP au SDP

 Reçoit le dossier patient étiqueté par le SDP

 Y intègre les documents en sa possession et classe

dans le DP les éventuels examens en attente
Le médecin

 Enrichit le dossier selon les habitudes du service

 Intègre progressivement dans le DP tous les résultats

d’examens, en les épurant régulièrement
L’infirmièr(e)

Crée le dossier de soins (support classeur)

2 - A LA SORTIE DU PATIENT
L’infirmier(e)

Epure, classe et rassemble les pièces du dossier de soins,

à l’exception de la fiche identification du patient, et le

remet au secrétariat médical

9
Le médecin

 Classe et épure les documents et transmet le DP au

secrétariat médical

 Liste l’ensemble des examens pouvant être confiés au

patient

 Après les formalités de sortie, dicte le CRH dans un

délai de 8 jours.
La secrétaire médicale

 Classe les documents selon les règles du service en y

incluant les doubles des documents de sortie

 Stocke les dossiers dans une zone tampon prédéfinie

et de manière provisoire, dans le respect des règles de

confidentialité, en attente de la frappe des CRH…, et classe

tous les examens revenus après la sortie du patient

 Après intégration CRO, CRH, courriers… et vérification

finale du classement du dossier, retourne le dossier au

SDP pour archivage ainsi que les anciens dossiers le cas

échéant.

Si sortie par transfert intra-hospitalier :

 Comme ci-dessus, mais le dossier complet part avec les

examens d’imagerie et les explorations fonctionnelles

 Ferme provisoirement le DP en incluant CRO et CRH

 Assure la traçabilité du transfert du dossier au niveau de

GIP en précisant l’UF de destination du patient
Il appartient à la secrétaire médicale du service

receveur de s’assurer du changement de localisation

10

3 - GESTION DES RESULTATS D’EXAMENS

COMPLEMENTAIRES

Pendant l’hospitalisation et/ou au moment de la

préparation de la sortie du patient,

le médecin vérifie que :
 les comptes rendus des examens de radiologie sont

intégrés dans le dossier

 une note existe dans les observations médicales dans

le cas d’une radiographie non interprétée par le service

d’imagerie.
A la sortie :
La personne qui remet au patient les éléments liés à la

sortie d’hospitalisation (ordonnances, …) lui indique qu’il

doit apporter les examens rendus lors de toute nouvelle

consultation ou hospitalisation.

Le patient est informé dans le livret d’accueil que les examens

d’imagerie lui sont remis à sa sortie de l’hôpital.

11
4 - APRES LA SORTIE DU PATIENT
La secrétaire médicale

 Fait parvenir, à fréquence hebdomadaire, au

binôme référent du SDP, les résultats d’examens visés par

le médecin référent du patient, à inclure dans le DP. Ces

résultats devront au préalable comporter le N.S.A.

 La secrétaire médicale du service où le patient sera

ré-hospitalisé est chargée d’effectuer le classement dans

l’intercalaire correspondant, quelque soit le service

5 - CAS DES GROS DOSSIERS
La secrétaire médicale

 Demande systématiquement la création d’un tome

supplémentaire dès que l’épaisseur du tome en cours

atteint 5 à 6 cm.

 Sur la couverture du tome 1 est noté le numéro du tome

et la date de fermeture. Le tome 2 est ouvert et ainsi de

suite.


12

1 Dématérialisation = numérisation entendue comme processus de transformation d’informations analogiques en informations numériques. L’objectif principal de la numérisation est la reproduction du document original avec une qualité suffisante pour une conservation et une communication à long terme. Le document original est dans l’état actuel de la loi conservé en format papier si originairement créé en format papier.

2 Bâtiment qui doit être démoli fin mai 2010

3 Bâtiment qui sera prochainement isolé par les travaux de voirie

4 distant de 4 km du Site de St Faron

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